Ban-the-Box-love: Begrænsninger af straffeattest i amerikanske ansættelsesprocesser

Internationale virksomheder, der ekspanderer til USA, står over for et stadig mere komplekst netværk af ansættelsesregler, men få er så misforståede – eller potentielt så dyre – som forbudslove. Disse "fair chance"-ansættelsesregler styrer nu, hvornår og hvordan arbejdsgivere kan forespørge om kriminel fortid, hvilket påvirker strategier for talentrekruttering i 37 stater og over 150 byer og amter landsdækkende.

For udenlandske arbejdsgivere repræsenterer "ban-the-box"-overholdelse både en betydelig juridisk forpligtelse og en uventet konkurrencefordel. Virksomheder, der mestrer disse krav, får adgang til bredere talentpuljer, samtidig med at de positionerer sig som progressive arbejdsgivere. De, der ignorerer dem, står over for eskalerende sanktioner, retssager og mistede muligheder i Amerikas udviklende beskæftigelseslandskab.

Mere end fire femtedele af den amerikanske befolkning – over 267 millioner mennesker – bor i en jurisdiktion med en eller anden form for "ban-the-box"- eller fair-chance-politik, hvilket gør overholdelse uundgåelig for de fleste internationale virksomheder, der søger adgang til det amerikanske marked.

Forståelse af Ban-the-Box: Hvad internationale arbejdsgivere har brug for at vide

"Ban the box"-politikker opstod ud fra en overbevisning om, at arbejdsgivere først skulle overveje en jobsøgendes kvalifikationer – uden stigmatiseringen af en domfældelse eller anholdelseshistorik. Udtrykket stammer fra afkrydsningsfeltet på jobansøgninger, hvor kandidater blev spurgt om deres kriminel fortid.

Disse love – også kendt som "Fair Chance"-ansættelsespolitikker – ændrer fundamentalt traditionelle ansættelsesfrister ved at:

• Forbud mod spørgsmål om kriminel baggrund i de første jobansøgninger
• Udsættelse af baggrundstjek til senere i ansættelsesprocessen
• Krav om individuelle vurderinger, når der opdages en kriminel fortid
• Påbud om specifikke underretnings- og svarprocedurer for negative ansættelsesbeslutninger

Beskæftigelse er en nøglefaktor i at reducere risikoen for gentagelse af kriminalitet. "Ban the Box"-lovene giver folk med straffedomme adgang til mere lige beskæftigelsesmuligheder og skaber dermed bredere talentpuljer for arbejdsgivere, der er villige til at anvende fair chance-ansættelsespraksis.

Føderale krav: Lov om fair chance til at konkurrere om job

Den føderale regering etablerede rammerne gennem Lov om fair chance for at konkurrere om job fra 2019, som trådte i kraft den 20. december 2021. Fair Chance Act forbyder føderale agenturer og føderale entreprenører, der handler på deres vegne, at anmode en ansøger om føderal ansættelse om at videregive oplysninger om straffeattester, før agenturet giver et betinget ansættelsestilbud til den pågældende ansøger.

Føderale entreprenørforpligtelser

Fra den 20. december 2021 skal føderale entreprenører overholde den føderale Fair Chance Act (FCA), som forbyder entreprenører at spørge om en jobansøgers kriminelle baggrund i visse tilfælde i de indledende faser af ansøgningsprocessen.

Loven gælder for stillinger "relateret til" arbejde under føderale kontrakter, selvom denne definition fortsat fortolkes bredt. Det er uklart, hvordan man skal afgøre, om stillingen skal udføre arbejde "relateret til" arbejde under den føderale kontrakt. FCA definerer ikke dette. Derfor har dette krav resulteret i en bred fortolkning af de omfattede stillinger.

Vigtige undtagelser:

• Stillinger, der kræver adgang til klassificerede oplysninger
• Følsomme nationale sikkerhedsopgaver
• Roller i den føderale retshåndhævelse
• Stillinger som militærtekniker med dobbelt status

Føderal håndhævelse

Overholdelse af FCA bør være en prioritet for nuværende og potentielle føderale entreprenører. Den første overtrædelse af FCA kan resultere i en skriftlig advarsel og et krav om at afhjælpe overtrædelsen, men efterfølgende overtrædelser kan have mere betydelige konsekvenser. For eksempel kan entreprenøren i henhold til FCA anses for uberettiget til at modtage fremtidige føderale kontrakter, og regeringen kan suspendere betaling for arbejde udført på en eksisterende kontrakt, indtil entreprenøren kan påvise overholdelse.

Implementering på statsniveau for private arbejdsgivere

Femten stater har påbudt fjernelse af spørgsmål om domshistorik fra jobansøgninger for private arbejdsgivere – Californien, Colorado, Connecticut, Hawaii, Illinois, Maine, Maryland, Massachusetts, Minnesota, New Jersey, New Mexico, Oregon, Rhode Island, Vermont og Washington.

Californien: Den mest komplekse jurisdiktion

Californiens Lov om fair chance repræsenterer en af de mest omfattende "ban-the-box"-love på statsniveau. Californiens "ban-the-box"-lov gælder for arbejdsgivere med fem eller flere ansatte og er en af de mest omfattende i landet. Arbejdsgivere må ikke spørge om en kandidats kriminelle fortid, før der er givet et betinget ansættelsestilbud.

Udvidelse af Los Angeles County (2024): Arbejdsgivere i Los Angeles County med fem eller flere ansatte i ikke-inkorporerede områder af LA County skal nu være opmærksomme på yderligere krav i henhold til amtets nye Fair Chance Ordinance for Employers, der træder i kraft den 28. marts 2024.

Amtsbestemmelsen kræver specifik formulering i jobopslag: En erklæring om, at "kvalificerede ansøgere med anholdelses- eller domfældelseshistorik vil blive overvejet til ansættelse i overensstemmelse med Los Angeles County Fair Chance Ordinance for Employers og California Fair Chance Act".

Overholdelseskrav for flere stater

Individualiserede vurderingsstandarder

Når der opdages en kriminel fortid efter betingede tilbud, kræver de fleste jurisdiktioner omfattende individualiserede vurderinger, der tager højde for:

1. Forseelsens art og alvorDirekte relation til jobansvar
2. Tid er gåetTilstrækkelig tid til rehabilitering og adfærdsændring
3. JobrelaterethedEssentiel forbindelse til stillingens opgaver og forretningsmæssige behov

Californien kræver, at arbejdsgivere udfører en individuel vurdering og sender en meddelelse om forudgående negativ handling, hvis de planlægger at tilbagekalde tilbuddet på grund af en kriminel fortid.

Meddelelses- og svarprocedurer

Kravene til forudgående varsel varierer betydeligt fra jurisdiktion til jurisdiktion. Los Angeles County kræver, at ansøgere derefter skal have mindst ti hverdage til enten (i) at svare på den foreløbige meddelelse, hvis ansøgeren underretter arbejdsgiveren om, at de bestrider nøjagtigheden af baggrundstjekket og tager skridt til at indhente beviser, eller (ii) mundtligt fremlægge beviser for rehabilitering eller formildende omstændigheder på et møde mellem ansøgeren og arbejdsgiveren.

EEOC-vejledning og føderal ramme for antidiskrimination

Håndhævelsesvejledning fra Kommissionen for Lige Muligheder giver kritisk kontekst for internationale arbejdsgivere. EEOC håndhæver afsnit VII, som forbyder forskelsbehandling på arbejdspladsen baseret på race, hudfarve, religion, køn eller national oprindelse. At have en straffeattest er ikke opført som et beskyttet grundlag i afsnit VII.

Forskellige bekymringer om påvirkning

For eksempel bør arbejdsgivere ikke anvende en politik eller praksis, der udelukker personer med en bestemt straffeattest, hvis politikken eller praksissen i væsentlig grad stiller personer af en bestemt race, national oprindelse eller et andet beskyttet kendetegn dårligere og ikke nøjagtigt forudsiger, hvem der vil være en ansvarlig, pålidelig eller sikker medarbejder.

EEOC's bedste praksis for internationale arbejdsgivere:

• Behandl ansøgere med lignende straffeattester konsekvent
• Hvis du beder ansøgere om oplysninger om kriminel baggrund, bør du overveje at vente til senere i ansættelsesprocessen.
• Undersøg, hvordan ansøgerens kriminelle fortid hænger sammen med jobbets risici og ansvar.

Håndhævelse og sanktioner: Finansiel virkelighed for internationale virksomheder

Californiens straffestruktur

Los Angeles County bemyndiger amtets afdeling for forbruger- og erhvervsanliggender til at undersøge og udstede bøder på 5, 10 og 20 dollars for hver progressiv overtrædelse af disse krav. Derudover er private civile søgsmål udtrykkeligt tilladt.

Eksempler på virksomhedshåndhævelse

I 2016, blev Big Lots og Marshalls betalte betydelige bøder på i alt $195,000 for at have overtrådt Buffalos "ban-the-box"-forordning ved at inkludere forespørgsler om kriminel baggrund i deres jobansøgninger i deres Buffalo-butikker. Big Lots indvilligede i at betale en bøde på 100,000 dollars, mens Marshalls betalte en bøde på 95,000 dollars.

New York State Attorney General Eric T. Schneidermans undersøgelse viste, at begge detailhandlere havde distribueret jobsøgninger, der indeholdt forespørgsler om potentielle ansøgeres kriminelle baggrund i deres Buffalo-butikker. Ud over de økonomiske sanktioner indvilligede begge virksomheder i at fjerne forespørgsler om kriminel baggrund fra ansøgninger til alle deres butikker i hele staten New York – Big Lots fra 64 butikker og Marshalls fra 75 butikker.

Begge detailhandlere blev også enige om at øge deres indsats for at rekruttere ansøgere med en kriminel baggrund ved at samarbejde med en organisation, der har ekspertise i at uddanne medarbejdere, der tidligere har været fængslet. Virksomhederne skulle også implementere nye politikker, uddannelseskrav og rapporteringskrav til justitsministeriet.

Denne håndhævelsesaktion demonstrerer de kaskader af overholdelseskrav, der kan følge af overtrædelser af "ban-the-box"-forordninger – det, der begyndte som en lokal overtrædelse af Buffalo-forordningen, resulterede i ændringer i statslige politikker på tværs af 139 kombinerede butikker og løbende lovgivningsmæssigt tilsyn.

Branchespecifikke overvejelser for internationale virksomheder

Føderale entreprenører

Internationale virksomheder, der sikrer sig føderale kontrakter, står over for dobbelte overholdelsesforpligtelser i henhold til både føderale Lov om fair chance og gældende statslige/lokale love om forbud mod boksen.

I henhold til FCA kan føderale arbejdsgivere og entreprenører ikke spørge om anholdelser, tiltaler, formelle strafferetlige anklager, domfældelser eller forseglede eller slettede optegnelser på en ansøgningsskema eller under interviewprocessen. Der findes dog vigtige undtagelser for stillinger, der kræver adgang til klassificerede oplysninger, nationale sikkerhedsopgaver eller retshåndhævende roller.

Finansielle tjenesteydelser industri

Finanssektoren oplevede betydelige ændringer med Lov om fair ansættelse i banksektoren (FHBA), underskrevet i lov den 23. december 2022. FHBA har i væsentlig grad revideret afsnit 19 i Federal Deposit Insurance Act for at reducere ansættelsesbarrierer inden for den finansielle sektor.

Tidligere forbød paragraf 19 personer, der var dømt for enhver strafbar handling, der involverede uærlighed, tillidsbrud eller hvidvaskning af penge, at arbejde i FDIC-forsikrede institutioner uden forudgående skriftligt samtykke. FHBA skabte flere vigtige undtagelser:

• Ældre lovovertrædelserVisse lovovertrædelser begået for mere end syv år siden
• UngdomsforbrydelserForbrydelser begået af personer på 21 år eller derunder
• Mindre forseelserMinimale forbrydelser med minimale ventetider
• NarkotikabesiddelseSimpel besiddelse af kontrollerede stoffer

Da sanktionerne for manglende overholdelse er betydelige (herunder bøder på 1,000,000 USD pr. dag), bør FDIC-forsikrede institutioner gennemgå deres politikker og praksis for at sikre, at afsnit 19 tages i betragtning, når de vurderer kandidaters domfældelse og programhistorik.

Sundheds- og børnepasningssektoren

Arbejdsgivere i sundhedssektoren står over for et unikt dilemma, der skal afveje Ban-the-Box-lovgivningen, der kræver fair ansættelsespraksis, med sikkerhedsstandarder, der beskytter patienter og personale. Inden for sundhedsvæsenet giver dette udfordringer, da stillinger kan kræve grundige baggrundstjek på grund af arbejdets følsomme karakter.

Mange jurisdiktioner giver undtagelser, når andre love kræver screening af straffeattester. Ban the Box-reglerne giver også undtagelser under specifikke omstændigheder. Ban the Box-love gælder ikke i mange stater, hvis en anden lov kræver eller tillader dig at spørge kandidater om straffeattester. For eksempel kræver adskillige statslove, at arbejdsgivere spørger om straffedomme, når de ansætter til stillinger inden for sundheds-, børnepasnings- og finanssektoren.

Vigtige krav til overholdelse af sundhedsvæsenet:

• Individuelle vurderingerArbejdsgivere skal vurdere faktorer som forseelsens art, dens relevans for jobbet, og om kandidaten har dokumenteret rehabilitering.
• Krav til negative handlingerSpecifikke procedurer for forudgående meddelelser om negative handlinger og venteperioder
• Statsspecifikke variationerFor eksempel kræver Prince George's County en syv dages ventetid før endelig negativ handling.

Bedste praksis for international overholdelse

Politikudvikling

Udarbejdelse af en intern politik, der beskriver din organisations tilgang til straffeattester under ansættelsesprocessen. Din politik bør identificere specifikke lovovertrædelser, der kan indikere, at en kandidat er uegnet til at udføre jobkravene, og kræve, at ansættelseschefer foretager individuelle vurderinger for hver kandidat.

Konsekvent implementering

Hvis du frivilligt indfører en "Ban the Box"-politik, skal du anvende den konsekvent. Hvis du senere i ansættelsesprocessen spørger om ansøgeres kriminelle baggrund, bør du spørge alle kandidater, der er under overvejelse til stillingen. Kun at spørge specifikke kandidater kan udgøre diskrimination.

Dokumentationskrav

Vedligehold detaljerede registreringer af:

• Individualiserede vurderingsfaktorer og beslutninger
• Tidsfrister for meddelelser og kandidatsvar
• Begrundelser for negative handlinger af forretningsmæssig nødvendighed
• Uddannelse tilbydes ansættelsespersonale

Hvordan Foothold America understøtter din Ban-the-Box-strategi

Hos Foothold America har vi siden 2015 med succes hjulpet internationale virksomheder med at navigere i deres amerikanske ekspansionsudfordringer. Selvom vi ikke yder juridisk rådgivning, understøtter vores omfattende amerikanske ekspansionstjenester din ansættelsesstrategi gennem effektive og kompatible talentrekrutteringsprocesser.

Vores support til ekspansion i USA:

• Eksklusiv Talent Acquisition (ETA) Service – Vores dedikerede talentrekrutteringsteam forstår de udfordringer, som internationale virksomheder står over for, når de ansætter medarbejdere i USA. Vi håndterer alle tidskrævende rekrutteringsaspekter, lige fra udvikling af jobbeskrivelser og screening af CV'er til afholdelse af første runde af interviews og forhandling af tilbud.
• Overensstemmende rekrutteringspraksis – Vi overholder nøje ansættelsesreglerne fra Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) ved hjælp af et kompatibelt ansøgersporingssystem (ATS). Med mangfoldighed som en af vores kerneværdier søger vi på adskillige ressourcer efter en bred vifte af kandidater.
• Kulturbrobygning – Vi sætter kandidaternes forventninger til at arbejde med internationale virksomheder og fremhæver din virksomheds styrker for amerikanske medarbejdere, der ønsker professionel vækst og måske er tøvende med at arbejde for ikke-amerikanske virksomheder.
• Omfattende beskæftigelsesløsninger – Vores ETA-service er tilgængelig for vores EOR-, PEO+-, Entity Setup- og PPS-klienter og integreres problemfrit med din valgte ansættelsesstruktur og giver dig én betroet partner til alle amerikanske HR-behov.
• Ydelsesgaranti – Med vores gennemprøvede proces hjælper vi dig med at undgå fejl i ansættelsen. I sjældne tilfælde, hvor den valgte kandidat ikke fungerer, tilbyder vi en præstationsgaranti for at erstatte kandidaten med en, der passer bedre.

Din succes på det amerikanske marked afhænger af at finde de rette talenter, samtidig med at du navigerer i komplekse ansættelsesregler. Vores ETA-service leverer betydelig værdi gennem udvidet adgang til talenter, omkostninger under markedet (op til 50 % besparelse på talentrekrutteringsgebyrer) og en seksmåneders betalingsplan, der spreder rekrutteringsomkostningerne over tid.

For juridisk vejledning om specifikke "ban-the-box"-overholdelseskrav anbefaler vi at konsultere kvalificerede ansættelsesretsadvokater, der specialiserer sig i lovgivning om fair chance-ansættelser.

Konklusion: Strategisk compliance for markedssucces

"Ban-the-box"-love repræsenterer et fundamentalt skift i amerikanske ansættelsespraksisser, som internationale virksomheder ikke har råd til at ignorere. Disse regler påvirker ansættelsesprocesser på tværs af de fleste større amerikanske markeder og skaber både compliance-forpligtelser og strategiske muligheder for at få adgang til forskellige talentpuljer.

Virksomheder, der proaktivt anvender fair chance-principper for ansættelse, positionerer sig fordelagtigt på konkurrenceprægede talentmarkeder, samtidig med at de demonstrerer engagement i inkluderende ansættelsespraksis. De, der behandler "ban-the-box" som blot overholdelse af lovgivningen, går glip af muligheder for at differentiere deres arbejdsgiverbrands og få adgang til motiverede kandidatpuljer.

Det regulatoriske landskab udvikler sig fortsat hurtigt, og flere jurisdiktioner implementerer krav i løbet af 2024 og fremover. Internationale virksomheder, der etablerer omfattende, standardiserede rammer, undgår nu dyre compliance-mangler, samtidig med at de opbygger bæredygtige konkurrencefordele i forbindelse med rekruttering af amerikanske talenter.

Klar til at forvandle "ban-the-box"-overholdelse fra en regulatorisk udfordring til en konkurrencefordel? Kontakt vores team af amerikanske ekspansionsspecialister i dag for at finde ud af, hvordan Foothold America kan understøtte din fair chance-ansættelsesstrategi og fremskynde din succes på det amerikanske marked.