Formular I-9 og E-Verify: Arbejdsgivervejledningen til internationale virksomheder

Enhver amerikansk arbejdsgiver skal udfylde formular I-9 for alle nyansatte, inklusive amerikanske statsborgere. Medarbejderen udfylder afsnit 1 inden sin første arbejdsdag. Du udfylder afsnit 2 inden for tre hverdage efter den første arbejdsdag. E-Verify er et separat system, frivilligt i henhold til føderal lov og obligatorisk i flere stater.

De fleste amerikanske førstegangsarbejdsgivere ved, at formularen findes. Det, der fanger dem, er timingen, det faktum, at de ikke kan bede om bestemte dokumenter, og genbekræftelse. En regelændring i marts 2026 fjernede også muligheden for at rette mange små fejl gratis.

Hvad er Form I-9?

Formular I-9, Bekræftelse af Berettigelse til Ansættelse, registrerer, at du har kontrolleret en ny medarbejders identitet og deres ret til at arbejde i USA. Den gælder for alle medarbejdere, der ansættes i USA, inklusive statsborgere. Der er ingen undtagelse for små arbejdsgivere og ingen undtagelse for førstegangsansættelser. Én medarbejder i USA betyder én formular I-9.

Den nuværende udgave er dateret 20/01/25 og udløber 31/05/2027. Arbejdsgivere, der benytter elektroniske I-9-systemer, skulle vise udløbsdatoen 31/05/2027 senest den 31. juli 2026.

Hvilke dokumenter kan du acceptere?

Det er her, de fleste internationale arbejdsgivere tager fejl, og det er værd at gøre helt rigtigt.

Medarbejderen fremviser enten ét dokument fra liste A eller ét fra liste B plus ét fra liste C. Aldrig både et liste A-dokument og et liste B- eller C-dokument.

Medarbejderen vælger. Det gør du ikke.

Du kan også acceptere en kvittering for et erstatningsdokument i begrænsede tilfælde, normalt gyldig i 90 dage. Kvitteringer kan ikke bruges, hvis jobbet varer mindre end tre hverdage.

Hvad du ikke kan gøre, når du kontrollerer dokumenter

Du kan ikke fortælle en medarbejder, hvilke dokumenter de skal medbringe. Dit job er at acceptere det, de fremlægger, hvis det med rimelighed virker ægte og relaterer sig til personen.

To adfærdsmønstre forårsager de fleste problemer:

1. Specificering af dokumenter. Det er ikke en nyttig instruktion at bede om et kørekort og et socialsikringskort. Det er en urimelig dokumentationspraksis.
2. Overdokumentation. Indhentning af et permanent opholdskort og et socialsikringskort, når det permanente opholdskort alene er nok.

Begge falder ind under paragraf 1324b i immigrations- og nationalitetsloven og håndhæves af justitsministeriets afdeling for immigrant- og arbejdstagerrettigheder. Reglen eksisterer for at stoppe forskelsbehandling på grund af statsborgerskabsstatus, og den gælder selv når arbejdsgiveren er forsigtig snarere end fjendtlig. Vores guide til, hvad amerikanske arbejdsgivere kan og ikke kan spørge om under referencetjek, dækker det samme princip i ansættelsessamtalen.

Hvor lang tid har du til at udfylde formular I-9?

Medarbejderen udfylder afsnit 1 senest på sin første arbejdsdag med løn. Du udfylder afsnit 2 inden for tre hverdage efter den første dag, og den første dag tæller som dag et. En mandag med start i en arbejdsdag fra mandag til fredag ​​betyder, at afsnit 2 skal afleveres senest torsdag.

Hvis virksomheden er åben syv dage om ugen, tæller weekender som hverdage.

Du må ikke bede nogen om at udfylde afsnit 1, før de har accepteret et jobtilbud.

Kan du gennemgå dokumenter via video?

Kun hvis du er tilmeldt E-Verify og har et godt omdømme. Arbejdsgivere, der ikke er tilmeldt, skal gennemgå originale dokumenter personligt.

Arbejdsgivere, der er kvalificerede, kan bruge den alternative procedure. Det kræver en live videointeraktion med den medarbejder, der er i besiddelse af de samme dokumenter, som vises i kopierne. Du skal have tydelige kopier af begge sider af hvert undersøgt dokument og markere formularen for at vise, at den alternative procedure blev brugt. Du skal også tilbyde den konsekvent i stedet for at vælge og vrage efter nationalitet.

Dette er mere vigtigt for internationale arbejdsgivere end for indenlandske. En britisk eller europæisk virksomhed, der ansætter sin første amerikanske person, har ofte ingen i landet til at foretage en personlig kontrol. Hvis du ikke er i E-Verify, har du enten mulighed for at få en autoriseret repræsentant, der handler på dine vegne, hvilket sætter dig ansvarlig for deres fejl, eller at få nogen derhen.

Tillæg A og tillæg B, de dele folk savner

To tillæg erstattede det, der tidligere var afsnit 3, og begge opfanger virksomheder, der udfyldte den oprindelige formular korrekt og derefter holdt op med at tænke over den.

Tillæg A er for en forbereder eller oversætter, der hjalp medarbejderen med at udfylde afsnit 1.

Tillæg B håndterer reverifikation og genansættelse, og det er det, der skaber løbende forpligtelser:

• Reverifikation. Når en medarbejders midlertidige arbejdstilladelse udløber, skal du genbekræfte den på eller før udløbsdatoen. Hvis du overskrider datoen, har du en medarbejder, der arbejder uden dokumenteret tilladelse.
• Genansættelse. Hvis en tidligere medarbejder vender tilbage inden for tre år efter den oprindelige formulars udfyldelsesdato, kan du bruge Supplement B i stedet for at starte forfra. Efter tre år udfylder du en ny formular I-9.

Hvad du aldrig må genbekræfte:

• Amerikanske statsborgere og ikke-statsborgere
• Lovlige fastboende med et permanent opholdskort, inklusive et der udløber
• Ethvert identitetsdokument fra liste B

Genbekræftelse af en person, der er fritaget, er ikke en harmløs ekstra kontrol. Det kan i sig selv være diskrimination i henhold til Immigration and Nationality Act.

Sådan retter du en fejl på formular I-9

Fejl rettes, ikke skjules. Metoden er vigtig, fordi en dårligt rettet formular ser værre ud for en inspektør end en urettet.

1. Tegn en enkelt linje gennem de forkerte oplysninger. Den skal forblive læsbar.
2. Skriv de korrekte oplysninger.
3. Initialer og dater rettelsen med nutidens dato.

Brug aldrig rettelak. Visk aldrig ud. Datér aldrig med tilbagevirkende kraft. Kun medarbejderen kan rette afsnit 1, så en fejl i afsnit 1 går tilbage til dem i stedet for at blive rettet af HR. Arbejdsgiveren retter afsnit 2.

Dokumenteret korrektion i god tro tæller til din fordel ved en inspektion. En formular, der er blevet ryddet op, så den ser uberørt ud, gør det ikke.

Hvad er E-Verify, og er det påkrævet?

E-Verify er et online system, der sammenligner oplysninger fra formular I-9 med oplysninger fra DHS og Social Security Administration. Det kører efter I-9, ikke i stedet for det.

I henhold til føderal lov er det frivilligt for de fleste private arbejdsgivere. To ting tilsidesætter dette:

• Føderale kontrakter. FAR-klausul 52.222-54 kræver, at berørte entreprenører tilmelder sig inden for 30 kalenderdage efter kontrakttildeling. Dette gælder også for underentrepriser over $3,500 for tjenester eller byggeri udført i USA.
• Statslovgivning. Flere stater kræver det af private arbejdsgivere uanset føderale kontrakter.

Hvilke stater kræver E-Verify?

Andre stater har snævrere regler, der dækker offentlige entreprenører eller specifikke brancher, og der vedtages mere lovgivning hvert år. Tjek den stat, hvor medarbejderen rent faktisk arbejder, ikke hvor din enhed er registreret.

Florida er værd at kende i detaljer, fordi det er et almindeligt landingssted for europæiske virksomheder. SB 1718 trådte i kraft den 1. juli 2023 og dækker private arbejdsgivere med 25 eller flere ansatte. Bøderne kan nå op på $1,000 om dagen, og tre overtrædelser inden for 24 måneder kan bringe erhvervslicenser i fare.

Hvordan fungerer E-Verify?

Du opretter en sag fra det udfyldte I-9-formular senest den tredje hverdag efter, at medarbejderen er begyndt at arbejde med løn. Systemet returnerer et af flere resultater.

Hvad er en foreløbig manglende bekræftelse?

En uoverensstemmelse betyder, at oplysningerne ikke stemmer overens med offentlige registre. Det betyder ikke, at personen ikke kan arbejde. De sædvanlige årsager er en navneændring, der aldrig blev rapporteret, en tastefejl eller en forældet registrering.

Du skal underrette medarbejderen privat, give dem en meddelelse om yderligere handling og lade dem beslutte, om de vil gøre indsigelse. Hvis de gør indsigelse, har de otte føderale arbejdsdage fra henvisningen til at ordne det med DHS eller SSA.

Mens en sag verserer, kan du ikke opsige, suspendere, reducere timer, tilbageholde løn eller forsinke træning. Tidlig handling udsætter dig for en E-Verify-overtrædelse og en diskriminationssag på samme tid. Kun en endelig manglende bekræftelse giver dig grundlag for at handle.

Hvad er straffen for at udfylde formular I-9 forkert?

Overtrædelser af papirarbejdet løber op i pris fra $288 til $2,861 pr. formular i henhold til inflationsjusteringen offentliggjort den 2. januar 2025. Disse beløb var stadig gældende på tidspunktet for skrivningen.

Det koster mere at ansætte en person uden arbejdstilladelse:

Det er regnestykket, der svider. En virksomhed med 100 mangelfulde formularer ser ud til at koste mellem 28,800 og 286,100 dollars, før noget andet tages i betragtning.

Hvad ændrede sig i marts 2026

Den 16. marts 2026 opdaterede ICE sit faktaark om inspektion i formular I-9 og omklassificerede mere end ti kategorier af fejl fra tekniske til substansielle. Tekniske fejl kunne rettes inden for ti hverdage uden bøde. Substansielle fejl kan ikke.

Fejl, der nu udløser en øjeblikkelig sanktion, omfatter:

• Manglende medarbejderfødselsdato
• Manglende A-nummer eller USCIS-nummer
• Mangler første arbejdsdag
• Ufuldstændige dokumentoplysninger i afsnit 2, selv hvor kopier blev bevaret
• Mangler i, hvordan fjernundersøgelsesproceduren blev udført
• Huller i revisionssporet i elektroniske I-9-systemer

Den gratis løsning på mange almindelige fejl er væk. At revidere dine egne filer, før ICE ankommer, er nu den eneste pålidelige måde at reducere eksponering på. En inspektion starter med en inspektionsmeddelelse, og du har mindst tre hverdage til at udarbejde formularerne. Hvis der foreslås en bøde, har du 30 kalenderdage til at anmode om en høring.

De fem fejl vi ser oftest

1. Behandler det som papirarbejde for lønudbyderen. I-9 er arbejdsgiverens juridiske forpligtelse. Et lønbureau, der behandler lønsedler, gør ikke dette for dig. Forskellen er dækket i vores guide til hvordan en registreret arbejdsgiver fungerer.
2. At starte nogen før afsnit 1 eksisterer. Fjern onboarding på tværs af tidszoner gør dette nemt at overse, og deadline flytter sig ikke.
3. Glemmer genbekræftelse. Den oprindelige formular bliver udfyldt korrekt, udløbsdatoen skrives i ingens kalender, og atten måneder senere er autorisationen udløbet.
4. Forveksling af arbejdstilladelse og visumstatus. En medarbejders visumkategori afgør, om de overhovedet kan arbejde. De I-9-registreringer, du har tjekket. De er separate trin, og vores Guide til amerikanske visatyper dækker den første.
5. Bolting I-9 til en baggrundstjek. Forskellige processer, forskellige regler. At køre dem sammen har en tendens til at resultere i dokumentanmodninger, der ikke er tilladte. Se. Regler for baggrundstjek for amerikanske arbejdsgivere.

Hvem udfylder I-9, hvis du bruger en registreret arbejdsgiver?

Den registrerede arbejdsgiver gør det, fordi den registrerede arbejdsgiver er den juridiske arbejdsgiver. Det er pointen med modellen. Medarbejderen arbejder for dig dag til dag, og den enhed, der bærer I-9-forpligtelsen, E-Verify-tilmeldingen, hvor det er påkrævet, og sanktionsrisikoen, er EOR.

For en virksomhed, der ansætter sine første en eller to medarbejdere i USA, fjerner dette det mest almindelige fejlpunkt. Der er normalt ingen i landet til at gennemgå dokumenter personligt, og ingen holder øje med tredagesuret. Der er heller ingen grund til, at et britisk finansteam skulle vide, at Georgia sætter sin E-Verify-grænse til ti medarbejdere, eller at et permanent opholdskort aldrig må genverificeres.