Juridisk opsigelsesvejledning: Sådan fyrer du en amerikansk medarbejder uden retssag

At opsige en amerikansk medarbejder er en af ​​de mest juridisk betydningsfulde handlinger, en international arbejdsgiver kan foretage. Gør det rigtigt, og du beskytter din virksomhed, bevarer dit omdømme og kan komme videre.

Hvis du tager fejl, står du over for et krav om uretmæssig opsigelse, der koster mellem $75,000 og $125,000 at forsvare dig mod alene gennem bevisoptagelse, før der udbetales forlig eller erstatning, ifølge en analyse af ansættelsesret offentliggjort af Workforce.com og bekræftet af flere juridiske kilder.

For virksomheder, der ekspanderer fra Europa, Storbritannien eller længere væk, er den amerikanske opsigelsesproces et kulturchok. I USA kræver opsigelser ofte dokumenteret begrundelse, opsigelsesvarsler og strukturerede procedurer. I USA giver "at will"-doktrinen dig teknisk set mulighed for at afslutte ansættelsen når som helst og af enhver juridisk grund. Men denne fleksibilitet kommer med et netværk af føderale og statslige krav, der kan skabe betydeligt ansvar, hvis du ikke følger dem præcist.

Foothold America har hjulpet hundredvis af internationale virksomheder med at etablere og administrere amerikanske ansættelsesaktiviteter siden vores grundlæggelse i Boston. Vores rådgivere arbejder med europæiske, britiske og globale virksomheder i alle faser af ansættelsescyklussen, inklusive opsigelser. Denne vejledning afspejler, hvad vi ser i praksis med internationale klienter, der navigerer i det amerikanske system for første gang.

Denne vejledning er skrevet specifikt til internationale arbejdsgivere, der administrerer amerikanske medarbejdere. Den dækker, hvad loven kræver, hvad domstolene undersøger, og hvilke praktiske skridt der beskytter dig mod en retssag.

Denne vejledning er kun til orientering og udgør ikke juridisk rådgivning. Foothold America er ikke et advokatfirma. Rådfør dig altid med en kvalificeret amerikansk arbejdsretsadvokat, før du opsiger en medarbejder, især i komplekse situationer.

Forståelse af ansættelse efter behag og dens begrænsninger

Grundlaget for amerikansk arbejdsret er doktrin om fri viljeI 49 ud af de 50 amerikanske stater kan enten arbejdsgiveren eller medarbejderen afslutte ansættelsesforholdet når som helst, uanset årsag eller uden grund, så længe årsagen ikke er ulovlig. Montana er den eneste undtagelse: I henhold til Montana Wrongful Discharge from Employment Act (WDEA) kræver opsigelse en gyldig grund, når en medarbejder har afsluttet sin prøvetid (seks måneder ifølge loven, medmindre arbejdsgiveren angiver andet).

Ansættelse efter eget valg giver internationale arbejdsgivere en fleksibilitet, de ikke er vant til derhjemme. Men det betyder ikke, at man kan fyre hvem som helst for hvad som helst. De væsentligste undtagelser fra doktrinen om ansættelse efter eget valg er der, hvor de fleste retssager om uberettiget opsigelse stammer fra.

Ulovlige årsager til opsigelse omfatter:

• Diskrimination baseret på beskyttede karakteristika: race, hudfarve, national oprindelse, køn, religion, alder (40+), handicap eller genetisk information under Afsnit VII i borgerrettighedsloven, Amerikanere med handicaplov (ADA), og Lov om aldersdiskrimination i ansættelsesforhold (ADEA)
• Gengældelse for at indgive en klage over forskelsbehandling, rapportere overtrædelser af sikkerheden på arbejdspladsen, udøve rettigheder i henhold til FLSA eller whistleblowing
• Opsigelse i strid med en skriftlig ansættelseskontrakt, et tilbudsbrev eller en medarbejderhåndbog, der indebærer jobsikkerhed
• Overtrædelser af statens offentlige politik, såsom at afskedige en medarbejder for at have tjent som nævning eller nægte at begå en ulovlig handling

For en fuldstændig oversigt over ansættelse efter eget valg og dens statsspecifikke anvendelser, læs vores guide om ansættelse efter eget valg for udenlandske virksomheder.

Trin 1: Byg papirsporet, før du afslutter

Det allervigtigste, du kan gøre, før du opsiger en amerikansk medarbejder, er dokumentation. Arbejdsretsadvokater og domstole leder ikke efter bevis for, at du havde en grund til at fyre nogen. De leder efter bevis for, at grunden var konsekvent, ikke-diskriminerende og anvendt retfærdigt.

Dokumentation, der beskytter dig, omfatter:

• Præstationsanmeldelser der præcist afspejler præstationsproblemer over tid, ikke oppustede vurderinger, der modsiger årsagen til opsigelsen
• Skriftlige advarsler der tydeligt angiver præstations- eller adfærdsproblemet, den nødvendige forbedring, tidslinjen og konsekvensen af ​​manglende forbedring
• En præstationsforbedringsplan (PIP) ved præstationsbaserede opsigelser, hvilket giver medarbejderen en struktureret mulighed for at opfylde forventningerne
• Optegnelser over progressiv disciplinmundtlig advarsel, skriftlig advarsel, endelig advarsel og opsigelse på grund af adfærdsproblemer
• Konsekvent anvendelsebevis for, at lignende adfærds- eller præstationsproblemer blev behandlet på samme måde for andre medarbejdere

"Den mest almindelige fejl, vi ser fra internationale virksomheder, er uoverensstemmelsen mellem, hvad præstationsvurderingen siger, og hvad der rent faktisk førte til opsigelsen."siger Angelique Soulet-Bangurah, PHR, chef for arbejdsgiveren af ​​Record Services hos Foothold America.Hvis den endelige evaluering siger 'lever forventningerne', og du så fyrer nogen en måned senere, har du et problem. Dokumentationen skal fortælle den samme historie som beslutningen."

En vigtig advarsel til internationale virksomheder: Amerikansk ansættelseslovgivning kræver i de fleste tilfælde ikke en plan for præstationsforbedring før opsigelse. Men domstolene anser PIP'er og progressiv disciplinær behandling som bevis på god tro. Det er ikke ulovligt at springe disse trin over. Det er bare mere risikabelt.

For omfattende vejledning i, hvad din medarbejderhåndbog bør og ikke bør love, kan du læse vores blog om Vigtige medarbejderhåndbøger til HR i flere stater i USA.

Trin 2: Bekræft, at opsigelsesbeslutningen er juridisk forsvarlig

Inden du planlægger opsigelsesmødet, så gennemgå disse spørgsmål. Hvis et af svarene giver dig anledning til tvivl, så kontakt en advokat med speciale i arbejdsret, inden du fortsætter.

Tjek for røde flag:

• Har medarbejderen for nylig indgivet en klage over diskrimination eller chikane, eller deltaget i en undersøgelse? En opsigelse nu skaber et krav om gengældelse.
• Har medarbejderen for nylig taget FMLA-orlov, graviditetsorlov eller en anden lovligt beskyttet orlov? Timing er vigtig. Domstolene ser på afstanden mellem beskyttet aktivitet og opsigelse.
• Er medarbejderen over 40? Aldersdiskriminationssager i henhold til ADEA er blandt de mest almindelige indberetninger om uretmæssig opsigelse.
• Har medarbejderen for nylig indgivet en klage over løn? Opsigelse udløser nu kontrol i henhold til FLSA.
• Behandler du denne medarbejder på samme måde, som du har håndteret lignende situationer for andre medarbejdere af forskellig race, køn eller baggrund?

Hvis medarbejderen tilhører en beskyttet gruppe og for nylig har været involveret i en beskyttet aktivitet, betyder det ikke, at du ikke kan opsige din stilling. Det betyder, at din dokumentation skal være særlig stærk, og at den forretningsmæssige årsag skal være veldokumenteret.

Trin 3: Gennemfør afslutningsmødet korrekt

Det er i opsigelsesmødet, at internationale arbejdsgivere oftest begår dyre fejl, især dem fra kulturer, hvor direktehed værdsættes, og vanskelige samtaler håndteres anderledes end i USA.

Grundlæggende principper for et juridisk forsvarligt opsigelsesmøde:

• Hav et vidne til stede. Dette bør være et medlem af HR eller en ledende medarbejder, der ikke er den direkte linjeleder. Vidnet beskytter dig mod uenigheder om, hvad der blev sagt eller lovet, når du ser på, hvad der blev sagt eller lovet.
• Hold det kort og faktuelt. Beslutningen er truffet. Angiv årsagen klart og præcist. Undlad at deltage i en debat om sagens sagens substans, og før ikke en retssag om medarbejderens præstation på mødet.
• Undskyld ikke for meget, og antyd ikke, at beslutningen muligvis skal tages op til fornyet overvejelse. Dette skaber forvirring og kan bruges imod dig.
• Opsiges ikke fredag ​​eftermiddag. Dette er en almindelig praksis, men det betyder, at medarbejderne ikke har adgang til support i weekenden, og det har en tendens til at øge den følelsesmæssige eskalering. Opsigelser midt på ugen håndteres generelt bedre.
• Hav al dokumentation klaropsigelsesbrevet, oplysninger om slutløn, COBRA-varsel (hvor det er relevant) og enhver fratrædelsesaftale, som medarbejderen kan tage med sig.

Angiv årsagen til opsigelsen, men hold det enkelt. "Din ansættelse ophører på grund af [specifik årsag, f.eks. præstation, der ikke opfylder standarderne i din præstationsforbedringsplan]." Du er ikke forpligtet til at give en detaljeret begrundelse, og lange forklaringer øger risikoen for uoverensstemmelser.

Trin 4: Forstå dine endelige lønforpligtelser

Det er her, internationale arbejdsgivere ofte står over for overtrædelser af reglerne, fordi reglerne varierer betydeligt fra stat til stat, og der ikke er nogen enkelt føderal frist ud over, hvad Fair Labor Standards Act (FLSA) kræver.

Krav til endelig lønseddel efter situation:

Kilde: Vejledning fra statens arbejdsministerium. Kravene kan ændres; kontakt en advokat med speciale i arbejdsret i din specifikke stat.

Den endelige lønseddel skal indeholde al optjent, men ubetalt løn, al optjent og ubrugt ferie (hvor statsloven kræver udbetaling), optjente provisioner og overtid. I Californien, Massachusetts og flere andre stater behandles optjent ferie som optjent løn og skal udbetales ved opsigelse. Ikke alle stater kræver dette.

Tilbageholdelse af en sidste lønseddel, selv kortvarigt, for at inddrive virksomhedens ejendom eller som gearing skaber betydelig juridisk risiko. I Californien står arbejdsgivere, der forsætligt udsætter en sidste lønseddel, for eksempel over for en ventetidsbøde på én dags løn for hver dags forsinkelse, op til 30 dage.

Vores guide på Amerikanske love om fratrædelsesgodtgørelse og statslige krav dækker, hvad du er og ikke er forpligtet til at betale ud over den endelige lønseddel.

Trin 5: Udsted COBRA-meddelelsen

Hvis din virksomhed har 20 eller flere ansatte og tilbyder gruppesygeforsikring, kræver føderal lov, at du underretter opsagte medarbejdere om deres ret til fortsat sundhedsdækning i henhold til COBRA (den konsoliderede omnibusbudgetafstemningslov). 

Tidslinjen fungerer i to trin: Arbejdsgiveren skal underrette planadministratoren inden for 30 dage efter den kvalificerende begivenhed, og planadministratoren har derefter 14 dage til at sende valgmeddelelsen til medarbejderen. Hvis arbejdsgiveren også er planadministrator, er den samlede frist 44 dage fra den kvalificerende begivenhed. Den fulde vejledning er offentliggjort i Det amerikanske arbejdsministeriums arbejdsgivervejledning til COBRA.

COBRA giver tidligere medarbejdere mulighed for at opretholde den samme sundhedsdækning i op til 18 måneder, men for egen regning plus et administrationsgebyr på 2%. Manglende rettidig COBRA-underretning kan udsætte dig for bøder på op til $110 pr. dag pr. berørt modtager under ERISA, plus mulig retssag fra medarbejderen.

Nogle stater har deres egne love om fortsættelsesdækning, der gælder for mindre arbejdsgivere. Californiens Cal-COBRA gælder for arbejdsgivere med så få som 2 ansatte. New York, New Jersey og flere andre stater har tilsvarende programmer. Reglerne varierer, så bekræft hvilke krav der gælder i de stater, hvor du har ansatte.

For en fuldstændig forklaring af, hvordan COBRA fungerer, læs vores blog om Hvad er COBRA.

Trin 6: Håndter fratrædelsesgodtgørelse forsigtigt, hvis du tilbyder den

Der er ingen føderal lov, der kræver fratrædelsesgodtgørelse ved individuelle opsigelser. De fleste internationale arbejdsgivere er overraskede over dette. I henhold til amerikansk lov er fratrædelsesgodtgørelse skønsmæssig, medmindre din ansættelseskontrakt, medarbejderhåndbog eller etablerede virksomhedspolitik har skabt en forventning om det.

Når det er sagt, tilbyder mange virksomheder fratrædelsesgodtgørelse af flere praktiske årsager: for at lette overgangen, for at opretholde goodwill eller mere almindeligt for at opnå en underskrevet kontrakt. separationsaftale hvilket inkluderer en frafaldelse af krav.

Hvis du beder medarbejderen om at underskrive en fraskrivelse af krav til gengæld for en fratrædelsesgodtgørelse, har føderal lov specifikke krav i henhold til Lov om beskyttelse af ældre arbejdstageres ydelser (OWBPA), som forklaret af EEOC:

• Medarbejdere over 40 skal have mindst 21 dage til at overveje aftalen (45 dage, hvis opsigelsen er en del af en gruppefritagelse) og 7 dage til at tilbagekalde deres underskrift efter underskrift.
• Meddelelsen skal specifikt henvise til rettigheder i henhold til loven om aldersdiskrimination i beskæftigelse.
• Medarbejderen skal skriftligt underrettes om at konsultere en advokat.

Manglende overholdelse af OWBPA-kravene betyder, at fritagelsen ikke kan håndhæves. Medarbejderen kan underskrive den, modtage fratrædelsesgodtgørelsen og stadig sagsøge dig for aldersdiskrimination.

For statsspecifikke krav til fratrædelsesgodtgørelse, især for massefyringer, læs vores vejledning om Amerikanske love om fratrædelsesgodtgørelse.

Trin 7: Kend WARN-loven, hvis du foretager flere afskedigelser

Hvis du opsiger flere medarbejdere på én gang, vil den føderale WARN-loven (Lov om notifikation om arbejdstagertilpasning og omskoling) kan finde anvendelse. Vejledning fra det amerikanske arbejdsministerium i henhold til WARN Act bekræfter, at arbejdsgivere med 100 eller flere fuldtidsansatte skal give 60 dages skriftligt varsel til berørte medarbejdere, statslige myndigheder og lokale embedsmænd, inden:

• En fabrikslukning, der påvirker 50 eller flere ansatte, eller
• En masseafskedigelse, der påvirker 500 eller flere medarbejdere, eller 50 til 499 medarbejdere, hvis det repræsenterer mindst 33 % af arbejdsstyrken.

Flere stater har deres egne WARN-love med lavere tærskler og længere opsigelsesvarsler:

• Californiengælder for arbejdsgivere med 75 eller flere ansatte; kræver 60 dages varsel
• New Yorkkræver 90 dages varsel; gælder for arbejdsgivere med 50 eller flere ansatte
• New JerseyKræver 60 dages varsel plus obligatorisk fratrædelsesgodtgørelse for kvalificerende masseafskedigelser

Arbejdsgivere, der overtræder WARN-loven, er ansvarlige for op til 60 dages efterbetaling og ydelser pr. berørt medarbejder. Statslige sanktioner er yderligere og separate.

De mest almindelige fejl internationale arbejdsgivere begår

Foothold America arbejder med internationale virksomheder på tværs af alle faser af deres amerikanske ansættelsescyklus. Dette er de opsigelsesfejl, vi ser oftest, og dem, der mest pålideligt ender i retssager.

1. Opsigelse uden dokumentation At handle ud fra fleksibilitet uden et papirspor er den hurtigste vej til et krav om uretmæssig opsigelse. Domstolene ser først efter dokumentation.
2. Timing af en opsigelse for tæt på en beskyttet begivenhed At fyre nogen en uge efter, at de har indgivet en HR-klage, er vendt tilbage fra FMLA-orlov eller har rejst en løntvist, virker som gengældelse, selv når det ikke er det. Timingen skaber fortællingen.
3. Behandling af den opsagte medarbejder anderledes end andre Hvis en leder har overset den samme adfærd hos andre medarbejdere, vil det at opsige en medarbejder for den, især hvis den pågældende medarbejder er i en beskyttet gruppe, føre til et klage over forskelsbehandling.
4. At give løfter på opsigelsesmødet "Vi vil give dig en god reference," "Dette har intet at gøre med din præstation," og "Rollen kommer muligvis tilbage" er alle udsagn, der kan skabe juridisk ansvar. Hold mødet kort og faktuelt.
5. Forkert den sidste lønseddel Forsinket betaling, manglende optjent ferie eller tilbageholdelse af løn for ureturneret udstyr skaber et separat lønkrav oven i ethvert krav om uretmæssig opsigelse.
6. Springer COBRA-meddelelsen over Internationale arbejdsgivere kender ofte ikke til COBRA-varselskravet. Sanktionerne for at undlade at overholde det er automatiske og betydelige.

"Internationale virksomheder håndterer ofte amerikanske opsigelser på samme måde, som de ville håndtere dem derhjemme."siger Laurie Spicer, direktør for amerikansk ekspansion hos Foothold America.Instinktet er at være venlig, at blødgøre budskabet, at sige ting, der føles støttende. Men i USA bliver det, man siger på mødet, til bevis. Vi bruger meget tid på at coache ledere i, hvad de skal sige, og hvad de ikke skal sige, før samtalen finder sted."

Laurie Spicer, direktør for amerikansk ekspansion

Hvad sker der, hvis du tager fejl

Ifølge en analyse af arbejdsret fra Workforce.com koster det mellem 75,000 og 125,000 dollars at forsvare en ansættelsesretssag alene gennem bevisoptagelse, før der foreligger et forlig eller en juryafgørelse. Forlig ved uretmæssig opsigelse koster typisk mellem 5,000 og 80,000 dollars, hvor sager, der involverer diskrimination eller gengældelse, regelmæssigt når højere. Nogle juryafgørelser overstiger 1 million dollars.

Ud over den økonomiske risiko medfører sager om uretmæssig opsigelse undersøgelser fra EEOC, involvering af statslige myndigheder og potentiel risiko for gruppesøgsmål, hvis adfærden afslører et mønster. De skader også din evne til at rekruttere og fastholde amerikanske talenter.

Beregningen for internationale virksomheder er ligetil: omkostningerne ved at få en korrekt opsigelse er en brøkdel af omkostningerne ved at gøre det forkert.

Sådan understøtter Foothold America opsigelser, der overholder reglerne

Foothold America er ikke et advokatfirma og yder ikke juridisk rådgivning. Vi opbygger og vedligeholder den HR-infrastruktur, der muliggør opsigelser i overensstemmelse med reglerne: ansættelsesbreve udarbejdet i amerikansk standardsprog, medarbejderhåndbøger, der ikke utilsigtet skaber løfter om jobsikkerhed, og HR-support, der sikrer, at dokumentation vedligeholdes gennem hele ansættelsesforløbet.

Vores team omfatter fagfolk med direkte erfaring inden for compliance i USA, EOR-operationer og HR-rådgivning for internationale virksomheder.

Angelique Soulet-Bangurah PHR, chef for EOR Services, har en Professional in Human Resources-certificering og administrerer arbejdsgivernes compliance-forpligtelser for internationale virksomheder, der opererer på tværs af flere amerikanske stater.

Laurie Spicer, direktør for US Expansion, har vejledt hundredvis af europæiske virksomheder gennem de praktiske og juridiske realiteter ved beskæftigelse i USA.

Joanne Farquharson, administrerende direktør, har over 30 års erfaring med at rådgive små og mellemstore virksomheder om overholdelse af amerikansk arbejdsret, forsikring og risikostyring.

Hvis du administrerer medarbejdere gennem vores Employer of Record service, vi håndterer compliance-infrastrukturen og forbinder dig med amerikanske ansættelsesadvokater, når afgørelser om opsigelse kræver juridisk gennemgang.

Hvis du har din egen amerikanske enhed og administrerer medarbejdere direkte gennem vores PEO+ grænseoverskridende support, vores HR-team arbejder sammen med dig for at sikre, at hvert trin i en opsigelsesproces er dokumenteret, korrekt tidsbestemt og juridisk forsvarligt.

For spørgsmål om håndtering af din amerikanske ansættelsesoverholdelse, kontakt Foothold America.

Denne artikel er kun til orientering og udgør ikke juridisk, ansættelsesmæssig eller HR-rådgivning. Foothold America er ikke et advokatfirma. Kontakt venligst en kvalificeret amerikansk arbejdsretsadvokat for vejledning specifikt til din situation og jurisdiktion.