Fejlklassificering af entreprenør og medarbejdere i USA

Internationale virksomheder, der ekspanderer til USA, kan overveje at engagere en blanding af entreprenører og fuldtidsansatte, afhængigt af deres ansættelsesbehov, budget og langsigtede amerikanske ekspansionsplaner.

Uanset din tilgang til at opbygge en amerikansk arbejdsstyrke, kan fejlklassificering af medarbejdere føre til betydelige problemer. Dette omfatter bøder, juridiske forviklinger og et beskadiget forretningsomdømme.

Vores vejledning giver en detaljeret oversigt over fejlklassificering af medarbejdere i USA, inklusive en definition, en liste over almindelige årsager, der er specifikke for amerikanske regler, en oversigt over de typiske sanktioner i henhold til amerikansk lovgivning og standardtrinene til at rette fejlklassificering. Find desuden ud af, hvordan du reducerer risikoen for fejlklassificering af dine medarbejdere, mens du bygger dit amerikanske team.

Hvad er fejlklassificering af medarbejder og uafhængig entreprenør?

Fejlklassificering af ansatte og uafhængige entreprenører skyldes kompleksitet i ansættelses- og skatteregler. Når en virksomhed ekspanderer internationalt, kan disse kompleksiteter forstørres yderligere, hvilket fører til utilsigtet fejlklassificering. Dette sker, når en arbejder fejlagtigt kategoriseres som en medarbejder, når de skal betragtes som en uafhængig entreprenør, eller omvendt.

I et forsøg på at reducere ansættelsesomkostninger, forenkle lønningsprocesser og opretholde en fleksibel arbejdsstyrke, misklassificerer nogle virksomheder med vilje medarbejdere som entreprenører. Disse forsøg på at opnå en fordel lykkes dog sjældent i det lange løb, da juridiske konsekvenser sandsynligvis vil følge.

Fejlklassificering kan også forekomme utilsigtet. Virksomheder kan ubevidst overtræde lov om arbejdstagerklassificering, selvom de oprindeligt korrekt klassificerede arbejdsforholdet. Efterhånden som arten af ​​arbejdsordningen eller lokale ansættelseslove udvikler sig, er den oprindelige klassifikation muligvis ikke længere gyldig. Dette understreger vigtigheden af ​​at holde sig ajour med amerikanske regler for at undgå utilsigtet fejlklassificering.

Uanset hensigt – bevidst eller utilsigtet – står enhver virksomhed i USA, der fejlklassificerer arbejdere, over for juridiske og økonomiske konsekvenser, herunder bøder, efterløn, skatterestancer og andre bøder. Korrekt klassificering af din arbejdsstyrke er afgørende for at sikre, at dine medarbejdere modtager de rettigheder og fordele, de er berettiget til i henhold til amerikansk lovgivning.

Medarbejder vs. entreprenør: Navigering i forskellene i USA

Det kan være komplekst at klassificere arbejdere som ansatte eller entreprenører, og de afgørende faktorer varierer betydeligt på verdensplan. I USA er der imidlertid en generel ramme til at skelne mellem de to.

• Medarbejdere opererer typisk under direkte tilsyn og kontrol af deres arbejdsgiver, efter instruktioner om, hvordan og hvornår de skal udføre opgaver. De modtager en almindelig løn (time-, ugentlig eller 2-ugentlig) og kan være berettiget til en fordelspakke, der kan omfatte sygesikring, betalt afspadsering og pensionsbidrag. Medarbejdere klassificeres typisk som W-2 arbejdere skattemæssigt, hvor deres arbejdsgiver tilbageholder indkomst og lønsumsafgifter.
  
  
• Uafhængige entreprenørerpå den anden side fungerer som deres egne virksomheder. De er ansvarlige for at finde og sikre deres egne kunder, fastsætte deres priser og administrere deres arbejdsplaner. I modsætning til ansatte er uafhængige entreprenører ikke berettiget til personalegoder fra de virksomheder, de indgår kontrakt med. De er ansvarlige for at betale selvstændige skat, som dækker Social Security og Medicare, og administrere deres egen sygeforsikring og pensionsopsparing. Uafhængige entreprenører har ofte mere kontrol over, hvordan de udfører deres arbejde, og de kan arbejde for flere kunder samtidigt. Denne fleksibilitet kan være en stor fordel for entreprenører, der værdsætter selvstændighed og projektbaseret arbejde. Men det betyder også, at de er ansvarlige for at finde nyt arbejde konsekvent og for at dække deres egne forretningsudgifter.
  
  

Ligesom mange lande afhænger amerikansk arbejdstagerklassificering af niveauet af kontrol, som arbejdsgiveren udøver over forskellige aspekter af arbejdsordningen. Internal Revenue Service (IRS) har etableret en trestrenget test for medarbejderklassificering for at give et klarere billede. I de følgende afsnit vil vi dykke dybere ned i disse kategorier – adfærdskontrol, økonomisk kontrol og forretnings- og arbejdsforholdet.

1. Adfærdskontrol

Den første faktor, der tages i betragtning i amerikansk arbejdstagerklassificering, er adfærdskontrol. Dette undersøger, i hvilket omfang en virksomhed dikterer, hvordan en medarbejder udfører deres opgaver, og overskrider blot at skitsere det ønskede resultat.

For eksempel, hvis virksomheden specificerer hvordan, hvornår eller hvor den enkelte kan arbejde, strækker det sig ud over blot at definere opgaven. På samme måde peger diktering af de anvendte værktøjer, eller endda hvor der købes forsyninger, i retning af en medarbejderklassificering.

Endvidere indebærer enhver uddannelse, som arbejdsgiveren yder vedrørende specifikke arbejdsgange og metoder, et ønske om, at arbejdet udføres på en bestemt måde. Dette kontrolniveau betegner typisk et arbejdsgiver-medarbejderforhold.

Derudover er supervision en anden vigtig adfærdsfaktor. Tæt arbejdsgivertilsyn med arbejderen indikerer adfærdskontrol. Regelmæssige check-in, fremskridtsvurderinger og direkte tilsyn er mere almindeligt forbundet med et medarbejder-arbejdsgiverforhold. Uafhængige entreprenører har typisk mere frihed og kræver muligvis ikke nøje overvågning.

2. Økonomisk kontrol

Den anden søjle i amerikansk arbejdstagerklassificering er finanskontrol. Her er fokus på en arbejders investering i deres drift og deres eksponering for forretningsrelaterede risici. Dette er med til at bestemme arten af ​​arbejdsarrangementet.

For eksempel, hvis en arbejder investerer økonomisk i deres virksomhed, mens han arbejder med en klient, styrker dette argumentet for et uafhængigt entreprenørforhold. Denne investering demonstrerer den separate enhedskarakter af deres arbejde. Eksempler på sådanne investeringer omfatter køb af værktøjer eller udstyr specifikt til det arbejde, de er ansat til at udføre, annoncering for deres tjenester til potentielle kunder eller ansættelse og betaling for assistance med deres arbejde.

Derudover er betalingsmetoden en anden faktor at overveje. Entreprenører betales normalt pr. projekt eller på freelancebasis, og de kan fakturere for deres ydelser, hvilket yderligere understreger deres økonomiske uafhængighed. Mens medarbejdere typisk modtager regelmæssige, konsekvente lønsedler, kan nogle entreprenører også modtage regelmæssige betalinger afhængigt af aftalen.

Det er vigtigt at bemærke, at udgiftsgodtgørelse ikke automatisk diskvalificerer nogen som en uafhængig entreprenør. Entreprenører kan få godtgjort udgifter af deres kunder. Mens refusionspraksis kan variere afhængigt af den specifikke aftale, er det almindeligt, at kunder refunderer entreprenører for rimelige forretningsudgifter, der er afholdt under projektet. Tilbagebetaling bør dog ske i overensstemmelse med gældende skattelove og regler.

3. Forretnings- og arbejdsforhold

Det sidste element i amerikansk arbejdstagerklassificering afhænger af den overordnede karakter af forretnings- og arbejdsforholdet. Tilstedeværelsen af ​​fordele, der tilbydes af virksomheden, spiller en væsentlig rolle. Hvis arbejdere modtager fordele som betalt orlov, pensionsordninger eller sygeforsikring, er de højst sandsynligt kategoriseret som ansatte. Men fraværet af fordele oversættes ikke automatisk til entreprenørstatus. Andre faktorer vil i sidste ende bestemme arbejdstagerens klassificering.

Adskillige yderligere faktorer kan påvirke klassificeringen under dette element. Her er nogle vigtige overvejelser:

• Eksklusivitet og kontrol: Medarbejdere er typisk under arbejdsgiverens ledelse og kontrol. Arbejdsgiveren dikterer arbejdsplaner, metoder og procedurer. Entreprenører har på den anden side mere autonomi og diskretion i, hvordan de fuldfører deres arbejde, da de er ansat for deres specialiserede færdigheder eller ekspertise.
• Integration i virksomheden: Medarbejderne er mere integrerede i virksomhedens daglige drift. De arbejder ofte på stedet og er underlagt virksomhedens politikker, procedurer og tilsyn. Entreprenører kan arbejde eksternt eller selvstændigt og have mere uafhængighed i, hvordan de administrerer deres arbejde.
• Opsigelse og varighed af arbejdet: Medarbejdere har typisk løbende, langvarige forhold til arbejdsgiveren, og opsigelse er underlagt ansættelseslove og regler. Entreprenører er generelt engageret til specifikke projekter eller en fastsat periode, og forholdet kan ophøre ved arbejdets afslutning eller efter gensidig aftale.
  
  

Som nævnt tidligere, hvis de faktorer, der er diskuteret tidligere (adfærdsmæssig og økonomisk kontrol) giver plads til fortolkning, kan domstolene analysere den uafhængige kontrahentaftale for at få yderligere indsigt. Denne aftale kan tydeliggøre den tilsigtede karakter af arbejdsforholdet. Dette understreger vigtigheden af ​​at etablere klare og detaljerede arbejdsaftaler for at sikre overholdelse af amerikanske regler.

Løbende ændringer af arbejdstagerklassificeringsregler

Landskabet af arbejdstagerklassificeringsregler er konstant i forandring. Undladelse af at holde sig opdateret om disse ændringer kan føre til juridiske problemer for arbejdsgivere, der fortsætter med at arbejde under forældede antagelser. Human Resources-teams bør prioritere regelmæssig gennemgang af lokale regler for at sikre overholdelse.

For eksempel, den 11. marts 2024 United States Department of Labor (DOL) implementeret væsentlige opdateringer af sine medarbejderklassificeringsregler i henhold til Fair Labor Standards Act (FLSA). Disse revisioner gør det mere udfordrende for virksomheder at klassificere arbejdere som uafhængige entreprenører, hvilket potentielt påvirker, hvordan virksomheder engagerer talent i hele USA.

DOL's nye vægt på en "seks-faktor test" prioriterer faktorer, der tyder på, at en arbejder er en ansat, såsom adfærdsmæssig og økonomisk kontrol. Dette skift kan føre til uventede forpligtelser for virksomheder, der fejlklassificerer arbejdere.

At forstå og overholde disse komplekse regler kan være en skræmmende opgave. At sikre løbende overholdelse kræver en dyb forståelse af lovens nuancer, og hvordan den gælder for din specifikke arbejdsstyrke. Partnerskab med en udbyder, der har erfaring med klassificering af arbejdere, såsom Foothold America, kan hjælpe dig med at navigere i disse kompleksiteter og minimere risikoen for dyre fejlklassificeringer.

Almindelige faldgruber, der fører til fejlklassificering

Fejlklassificering af medarbejdere opstår fra forskellige faktorer, lige fra en simpel mangel på bevidsthed om ansættelseslovgivningen til branchespecifikke udfordringer.

National Employment Law Project anslår, at svimlende 10% til 30% af arbejdsgivere alene i USA fejlklassificerer deres ansatte som entreprenører. Dette betyder, at potentielt millioner af amerikanske arbejdere bliver forkert kategoriseret.