Hvorfor er det, at når mange af os tænker på præstationsledelse, ser vi det som et nødvendigt onde snarere end et kraftfuldt værktøj, der kan hjælpe medarbejdere og organisationer med at trives?
Statistisk set 95% af lederne indberette at de er 'utilfredse' med traditionelle præstationsanmeldelser en gang om året. Ledere bruger i gennemsnit 210 timer om året på præstationsledelse, medarbejderne bruger 40 timer om året. Desuden mener 51% af medarbejderne, at årlige anmeldelser er unøjagtige, og 53% føler, at en gang om året anmeldelser ikke motiverer dem.
Hvad mere er, er, at 98 % af virksomhederne ved, at præstationsstyring er vigtig. Alligevel har kun 64 % en effektiv tilgang, og kun 8% af organisationerne mener, at årlige vurderinger tilfører værdi.
Sandheden er, at både mange ledere og medarbejdere føler, at årlige præstationsvurderinger er ineffektive, ineffektive og demotiverende. Der er mange faktorer, der kan bidrage til disse følelser (heldigvis kan de rettes), og i virkeligheden er præstationsstyring en af de vigtigste processer for at opnå vigtige individuelle og organisatoriske resultater.
Den gode nyhed er, at de mangler, der er forbundet med årlige præstationssamtaler, er blevet erkendt af mange, og at hovedløsningen hele tiden lå foran os – i stedet for kun at give feedback til dine medarbejdere en eller to gange om året under de årlige eller halvårlige præstationssamtaler, bør der gives feedback hele året rundt, løbende. Gennem løbende performance management reviews vil lederen og medarbejderne udvikle et sundt, tillidsfuldt og mere autentisk arbejdspladsforhold.
Indholdsfortegnelse
Hvad er forskellen mellem den årlige eller halvårlige resultatgennemgang/evaluering og den løbende resultatgennemgang?
I en nøddeskal sigter begge typer anmeldelser på at opnå det samme. Ifølge Michael Armstrong, forfatteren til Handbook of Performance Management, "præstationsledelse er den kontinuerlige proces med at forbedre præstationen ved at sætte individuelle og teammål, som er tilpasset organisationens strategiske mål, planlægning af præstationer for at nå målene, gennemgå og vurdere fremskridt og udvikle menneskers viden, færdigheder og evner."
Den væsentligste forskel mellem de to er, at mens de årlige eller halvårlige præstationsgennemgange er retrospektive, i den forstand, at de ser på medarbejderens præstationer over en fastsat og tidligere periode og de mål, der blev sat i begyndelsen af året/midten af året, er kontinuerlig præstationsstyring en 360° proces, der involverer regelmæssige check-ins mellem medarbejdere og ledere og hyppige, real-time trin-feedback, som hjælper medarbejderen til at forbedre den fremtidige præstation.
Selvom kontinuerlige præstationsvurderinger giver utrolige fordele for medarbejdere, ledere og organisationer, er deres formål ikke at erstatte årlige eller halvårlige præstationsvurderinger. Mens traditionelle præstationsvurderinger evaluerer fremskridt i forhold til etablerede mål og fungerer som et benchmark for beslutninger om kompensation og forfremmelse, er løbende præstationsvurderinger meget mere fleksible og har til formål at understøtte de formelle evalueringssamtaler og bedre sikre, at de fastsatte mål bliver opfyldt.
Vigtigheden af at have en kontinuerlig resultatstyringsproces i din virksomhed
1. Giver bedre klarhed over organisationens mål
Ifølge nyere forskning, ved kun 40 % af medarbejderne på tværs af organisationer, hvad deres virksomheds mål er – det betyder, at 60 % af medarbejderne investerer tid og kræfter i aktiviteter, der måske ikke bidrager til de mål, som virksomheden fokuserer på. Gennem kontinuerlig resultatstyring kan virksomheden sikre, at alle afdelinger, teams og medarbejdere til enhver tid bevæger sig i samme organisatoriske retning og kan pivotere, hvis det er nødvendigt.
2. Hjælper med at få værdifuld indsigt.
Gennem regelmæssige, åbne og ærlige samtaler mellem ledere og medarbejdere hjælper kontinuerlig feedback med at løse problemer og fjerne barrierer, før de bliver til problemer, der truer en medarbejders eller teams succes.
3. Forbedrer medarbejdernes engagement og reducerer medarbejderomsætning
Ifølge Forbes, er medarbejdere, der føler, at deres stemmer bliver hørt, 4.6 gange mere tilbøjelige til at føle sig bemyndiget til at udføre deres bedste arbejde. Engagerede medarbejdere er 44% mere produktive end arbejdere, der blot føler sig tilfredse, og det er virksomheder med meget engagerede arbejdsstyrker 24% mere rentabelt. Da medarbejderinddragelse og medarbejderomsætning arbejder hånd i hånd, viser forskning, at virksomheder, der giver feedback konsekvent til deres medarbejdere, har 14.9 % lavere omsætningshastighed end virksomheder, der ikke gør.
4. Fører til udvikling af nye træningsstrategier og mentoraktiviteter
Hver medarbejder har områder til forbedring. Regelmæssige check-in med medarbejdere hjælper ledere med tidligt at identificere de udfordringer, som medarbejderne står over for, og giver ledere mulighed for at handle i overensstemmelse hermed ved at stille de nødvendige værktøjer til rådighed for medarbejderen til at hjælpe med at pivotere dem videre i deres job og deres karriere.
Andre fordele er:
- bidrage til opstilling og finpudsning af de kvartalsvise OKR-mål
- giver et samlet billede af medarbejderens præstationer gennem året
- hjælpe ledere og medarbejdere bedre med at forberede sig til de obligatoriske årlige gennemgange
Den bedste løsning: en hybrid tilgang
Ved at slå regelmæssige, årlige eller halvårlige anmeldelser sammen med kontinuerlige gennemgange i realtid sikrer du, at det overordnede resultatstyringssystem er gennemsigtigt, konsistent, objektivt og prioriteret året rundt.
Sådan implementerer du et fantastisk formelt performance review-system i din organisation
1. Beskriv virksomhedens forventninger fra begyndelsen
Den første dokumentation, du skal lave for hver medarbejder, er en detaljeret jobbeskrivelse, der ikke efterlader meget plads til fejlfortolkninger. Sikker på, efterhånden som medarbejderne udvikler sig og vokser i deres roller, vil deres ansvar også udvides, men at fortsætte med at have en klar jobbeskrivelse for hver stilling i virksomheden sætter virksomhedens forventninger til hver enkelt medarbejder og giver en præcis vurdering af medarbejderens arbejde.
Det er ikke nok blot at dele jobbeskrivelsen med medarbejderen i starten af deres rolle – lederen bør sikre, at jobbeskrivelsen diskuteres med medarbejderen og identificere eventuelle områder, som medarbejderen kan have behov for yderligere støtte for at fuldføre.
2. Baseret på dine overordnede virksomheds- og afdelingsmål, skal du bestemme SMART-mål, som din medarbejder skal nå
Et af de vigtigste trin i præstationsvurderinger, hvis ikke det vigtigste, er at opsætte de SMART-mål, som medarbejderen ville sigte mod at opnå. Målene skal være specifikke, målbare, opnåelige, relevante og rettidige. For effektivt at fastlægge disse mål skal du sikre dig, at de bidrager direkte til afdelingens og virksomhedens mål for året, og at de løser medarbejderens store jobansvar, samtidig med at du sikrer, at de bidrager til medarbejderens karriereudvikling ved at gøre dem strækbare, motiverende og opnåelige. Både medarbejderen og lederen bør være på linje, når de opstiller mål, og medarbejderen skal have frihed til også at sætte deres egne mål op.
3. Erstat halvårlige evalueringer med kvartalsvise præstationsvurderinger
Der er flere grunde til, at det er vigtigt at gennemføre formelle præstationsvurderinger mindst én gang hver tredje måned:
- Det sikrer, at målene ikke glemmes og der arbejdes hen imod.
- Det hjælper medarbejderen og lederen med at nedbryde, hvordan de vil nå målene i mere overskuelige trin.
- I takt med at målene nås, kan medarbejder og leder sætte nye mål.
- Hvis målene ikke længere er relevante (det bør ikke ske ofte), kan du og medarbejderen skrotte disse mål og sætte nye i rette tid.
Derudover giver det at gennemføre formelle præstationsgennemgange mindst en gang hver tredje måned, lederen kan løse eventuelle klager, en medarbejder måtte have, give lederen chancen for at håndtere forfremmelsesforventninger oftere og vurdere eventuelle træningsbehov, samtidig med at båndet mellem lederen og medarbejderen styrkes.
4. Sørg for, at dine præstationsevalueringsmøder er en tovejskommunikation
Det siger sig selv, at præstationsvurderinger skal være engagerende, gennemsigtige og samarbejdende, og medarbejderen skal være lige så investeret i forberedelsen til disse møder som lederen. Hvis du er leder, og de præstationsanmeldelser, du giver, kun er tilfælde, hvor du opsummerer, hvad en medarbejder gør rigtigt eller forkert, går du glip af deres potentielle indflydelse på præstationen. Mens lederen og medarbejderen arbejder hen imod det samme resultat, vil tilgangen og involveringen i at nå målene være forskellig.
Gennem præstationsvurderinger vil en medarbejder måske gerne vide, hvor godt de klarer sig, hvilke områder der kan forbedres, hvilke muligheder for karrierefremgang de har, og hvilke virksomhedsmål de skal fokusere på næste gang. Samtidig skal lederen finde ud af, hvordan medarbejderen ser deres præstationer, hvad er de forhindringer, der forhindrer medarbejderen i at nå deres fulde potentiale, hvilken støtte har medarbejderen brug for og diskutere alt, hvad der måske skal løses.
Ingen af disse områder kan besvares af lederen eller medarbejderen uden støtte fra hinanden. Som sådan skal anmeldelsen være interaktiv, og begge skal forberede sig på at tale og lytte aktivt.
5. Tilskynd din medarbejder til ofte at reflektere over deres præstationer
Inden præstationsledelsens anmeldelser skal du sikre dig, at medarbejderen har tid til at reflektere over deres præstationer og skrive en selvevaluering. Da nogle medarbejdere måske har svært ved at huske deres præstationer, kan du overveje at sende en række spørgsmål til medarbejderen før dit møde, som du kan svare på som vejledning. Nogle af de spørgsmål, der kan hjælpe medarbejderen til at overveje, er:
- Hvilke opgaver eller projekter har du fundet de mest tilfredsstillende siden din sidste anmeldelse?
- Hvad nyder du mest ved det arbejde, du laver?
- Stød du på nogle udfordringer de sidste måneder? Hvis ja, hvilke skridt tog du for at overvinde dem?
- Hvilke virksomheds- eller personlige mål har du opnået indtil videre?
- På hvilke områder føler du, at du har det største vækstpotentiale?
- Hvilke projekter eller mål vil du gerne fokusere på i de næste tre måneder?
- Hvilke færdigheder eller viden er dine kollegaer afhængige af, at du giver?
Sørg for, at du har en skabelon for præstationsvurdering, der er nem at følge, og som gør processen ligetil.
Hvis du skulle Google 'performance review templates', ville du finde mere end 62 millioner resultater. Den gode nyhed er, at mange skabeloner og onlinesystemer kan inspireres fra eller bruges til din virksomheds præstationsanmeldelser. Men hvis du vil sikre dig, at din virksomheds præstationsvurderingsskabelon passer til din organisations og medarbejderes behov, skal du muligvis tilpasse den yderligere.
Når du sammensætter skabelonen for præstationsvurdering, er der mange variabler, du måske vil tænke på, såsom:
- Hvor ofte vil præstationsevalueringerne finde sted, og hvad ville evalueringsperioden være (en måned, kvartalsvis, halvårligt, årligt)?
- Skal faglige udviklingsmål indgå som en del af resultatgennemgangen, eller skal de være adskilte?
- Hvor mange mål skal hver medarbejder have? Skal hver medarbejder have det samme antal mål, eller skal de i stedet have en minimums- og en maksimumtærskel for mål?
- Hvilket ratingsystem ville du bruge?
- Bør din organisation introducere peer reviews som en del af performance reviewet for bedre gennemsigtighed? Hvis peer reviews hilses velkommen, skal de så gives før hvert evalueringsmøde, halvårligt eller årligt?
Der er mange flere faktorer, du skal overveje. Alligevel vil du ved at besvare disse spørgsmål være i stand til bedre at bestemme, hvordan din organisations præstationsgennemgang skal se ud, og hvilken type skabelon, der bedre understøtter den.
Dokumentation af medarbejdernes adfærd og præstationsproblemer er meget vigtigt.
Som leder vil der være tidspunkter, hvor du bliver nødt til at håndtere medarbejderproblemer og præstationsproblemer.
Dokumentation af medarbejderadfærd og præstationsproblemer er kritisk af flere årsager.
For det første giver det dig en skriftlig oversigt over medarbejderens ansættelse i virksomheden. For det andet hjælper det dig med at vise uden tvivl medarbejderens track record med hensyn til deres overholdelse af politikker specificeret i medarbejderhåndbogen og jobspecifikationen. For det tredje vil dokumentationen af præstations- eller adfærdsproblemer give HR- og ledelsesteamet en detaljeret historie om medarbejderens præstationer og forbedringer eller manglende forandringer over tid.
Dokumentation af præstationer eller medarbejderproblemer hjælper med at beskytte din virksomheds ansvar mod retslige skridt i tilfælde af afskedigelse, da det ville give alle de nødvendige beviser til at understøtte ledelsens beslutning om, hvorvidt medarbejderen skal opsiges eller disciplineres.
Tre trin til at implementere et effektivt kontinuerligt feedback-system i hele din organisation
Kontinuerlig feedback skal blive en fast praksis for at maksimere chancerne for, at dine medarbejdere når deres mål og opnår deres karrieremæssige faglige udvikling, samtidig med at de får dem til at føle sig værdsat, værdsat og motiverede.
Ifølge en undersøgelse fra Forbes, næsten 75 % af medarbejderne anser feedback for vigtig, men mindre end en tredjedel modtager denog 69 % af medarbejderne sagde, at hvis de følte sig værdsat, ville de arbejde hårdere. Desuden ifølge en undersøgelse foretaget af Gallup, virksomheder, der giver kontinuerlig feedback, oplever 14.9% lavere omsætningshastigheder.
Fordelene er helt klart store, men hvordan gør du løbende feedback til en regelmæssig og naturlig proces i dit team?
1. Skab et sikkert miljø
Det er vigtigt at skabe en arbejdskultur, hvor medarbejderen nemt kan indrømme fejl og søge hjælp eller råd. Men før du skal forvente, at medarbejderne nemt eller naturligt kan indrømme fejl, kommer til dig for at få forslag eller råd, skal du sikre dig, at din virksomhedskultur er et trygt miljø. For at opnå dette skal du overveje, om du tager de nødvendige skridt for at skabe et positivt arbejdsmiljø. Viser dit team påskønnelse af hinanden? Forstår de hinandens måde at arbejde på? Fejrer du holdsejre eller bruger du tid sammen uden for arbejdet? Har dine medarbejdere tillid til dig, og har du tillid til dem? For at dine medarbejdere nemt kan indrømme og tale til dig om fejl eller udfordringer, de oplever, skal de føle sig trygge for at gøre det.
2. Sørg for, at din feedback ikke er forudindtaget
Når det kommer til at dele konstruktiv feedback, bør det være baseret på fakta og statistikker, uden nogen antagelser, der kunne være forudindtaget og forstærket af vores egen favorisering, forforståelser, fordomme eller stereotyper.
For at sikre, at din feedback er baseret på fakta, bør du stole på at spore de faktiske fremskridt udført af medarbejderen ved at bruge den valgte præstationsvurderingsskabelon eller ved at oprette dit system til at spore din løbende feedback. Uanset hvilken tilgang du vil bruge, så sørg for at du skriver alt ned, og at du ikke stoler på din hukommelse pga ledere, der har en tendens til at stole på deres hukommelse til at foretage anmeldelser i stedet for at spore medarbejdernes faktiske fremskridt, kan betragtes som partiske.
3. Ledere bør betragte sig selv som trænere.
Ligesom fodboldtrænere ikke kan hjælpe deres spillere med at vinde på banen, hvis det ikke ligger dem i baghovedet at vinde, støtter ledere ikke deres medarbejdere godt, hvis de ikke træner dem i de skridt, de skal tage for at få succes. Den nemmeste måde at hjælpe dine medarbejdere på er ved at give dem hyppig feedback i realtid – på denne måde vil medarbejderen være i stand til at implementere det med det samme og ikke vente til din næste gennemgang af performance management.
Performance management forbliver og vil fortsat være en af de vigtigste processer for at opnå centrale individuelle og organisatoriske resultater.
Ved at indføre et kontinuerligt feedback-system i din virksomhed gør du ikke kun hele performance review-systemet mere gennemsigtigt, naturligt og engagerende, men du skaber og fremmer også en sikker arbejdskultur, hvor medarbejderne plejes, værdsættes, motiveres og indstilles på succes.
