US Business Calendar 2025: Vigtige deadlines for internationale virksomheder

For internationale virksomheder, der opererer eller planlægger at operere i USA, er forståelse af overholdelsesfrister afgørende for en vellykket forretningsdrift. Denne omfattende vejledning forklarer hver deadline, hvem der skal anmelde, og hvorfor det er vigtigt.

Detaljerede månedlige krav

Januar 2025

Estimeret skattebetaling i fjerde kvartal (15. januar)

estimeret skattebetaling for fjerde kvartal repræsenterer den sidste kvartalsvise rate af din forventede årlige skattepligt. Denne betaling er afgørende for internationale virksomheder, der opererer i USA, da den hjælper med at undgå betydelige bøder for underbetaling af skat. Gebyret skal beregnes baseret på alle amerikanske indtægter, inklusive overskud fra amerikanske operationer, visse investeringsindtægter og faktisk forbundet indkomst. Internationale virksomheder bør være særligt opmærksomme på valutaomregningskurser og sikre, at betalinger foretages gennem amerikanske bankkanaler for at undgå behandlingsforsinkelser

Formular W-2 og 1099-NEC (Non-Employee Compensation) distribution (31. januar)

Denne deadline markerer et kritisk krav om overholdelse af lønningslisten for internationale virksomheder med amerikanske aktiviteter. De W-2 formularer dokumentere alle ansattes løn og skatteindeholdelse, mens den 1099-NEC formularer indberette betalinger til uafhængige entreprenører. For internationale virksomheder omfatter dette krav betalinger foretaget fra udenlandske konti til amerikansk-baserede arbejdere, hvilket gør det vigtigt at føre detaljerede optegnelser over al kompensation. Rettidig distribution af disse formularer er afgørende for både overholdelse af lovgivningen og for at gøre det muligt for arbejdere at indsende deres personlige selvangivelser nøjagtigt.

Føderal arbejdsløshedsskatteangivelse – formular 940 (31. januar)

Den årlige Føderale arbejdsløshedsskatteangivelse er en nøgleansøgning, der understøtter det amerikanske arbejdsløshedsforsikringssystem. Internationale virksomheder skal indsende denne tilbagemelding, hvis de betalte løn på $1,500 eller mere i et kalenderkvartal eller havde en eller flere ansatte i mindst en del af en dag i 20 eller flere forskellige uger. Ved brug af en Professionel arbejdsgiverorganisation (PEO), bør arbejdsgivere altid verificere nøjagtigheden af ​​deres ansøgninger. For virksomheder, der bruger en Employer of Record (EOR), vil denne ansøgning blive håndteret af EOR. Skatten beregnes af de første 7,000 dollars af hver medarbejders løn, og virksomheder kan modtage kreditter for statens arbejdsløshedsskat. Denne ansøgning er særlig vigtig for internationale virksomheder, da den viser overholdelse af amerikanske arbejdsmarkedsbestemmelser og bidrager til personalegoder.

4. kvartals lønangivelser – formular 941 (31. januar)

Lønangivelsen for fjerde kvartal afslutter den årlige lønindberetningscyklus. Internationale virksomheder skal indberette alle lønninger, der betales til amerikanske ansatte og de tilknyttede Social sikring, Medicare og tilbageholdelse af indkomstskat. Denne arkivering bør stemme overens med de årlige W-2-formularer, der er udarbejdet, hvilket gør den til et afgørende kontrolpunkt for lønnøjagtighed. Virksomheder bør sikre, at deres ultimototaler matcher alle kvartalsrapporter for at undgå at udløse IRS-forespørgsler.

februar 2025

Indleveringsfrister for papir (28. februar)

I slutningen af ​​februar bringer papirindleveringsfristerne for 1099 formularer og W-2-indsendelser til føderale agenturer. Mens elektronisk arkivering er blevet normen for større virksomheder, er disse papirarkiveringsfrister stadig relevante for mindre internationale operationer. Virksomheder skal sikre, at alle skatte-id-numre er korrekte, og at formularer opfylder specifikke formateringskrav. Dette er især vigtigt for globale virksomheder, som måske er mindre fortrolige med amerikanske dokumentationsstandarder.

Marts 2025

S-Corporation and Partnership Returns (15. marts)

Marts bringer årets første væsentlige selvangivelsesfrist. Mens internationale virksomheder sjældent kvalificerer sig til S-Corporation-status, opererer mange gennem partnerskaber med amerikanske enheder. Disse afkast kræver detaljeret indberetning af indkomstallokeringer, især ved involvering af udenlandske partnere. Der skal lægges særlig vægt på krav om tilbageholdelse af udenlandske partnertildelinger og korrekt indberetning af grænseoverskridende transaktioner.

April 2025

C-Corporation selvangivelser (15. april)

Aprils C-Corporation selvangivelsesfrist er særlig vigtig for internationale virksomheder, der opererer i USA. Denne arkivering kræver omfattende rapportering af amerikanske operationer, herunder detaljerede tidsplaner for transaktioner med nærtstående parter, transfer pricing-dokumentation og forskellige internationale returneringer af oplysninger. Udenlandsk ejede selskaber skal være særligt opmærksomme på Formular 5472 krav og vedligeholde omfattende dokumentation af grænseoverskridende transaktioner.

Estimeret skattebetaling for første kvartal (15. april)

Den første estimerede skattebetaling i det nye år kræver, at virksomheder fremskriver deres årlige amerikanske skattepligt og begynder at betale. Ved beregning af disse estimater skal internationale virksomheder nøje overveje sæsonbestemte forretningsudsving, valutakurspåvirkninger og planlagte driftsændringer. Denne betaling sætter tonen for årets skatteoverholdelse og kræver omhyggelig pengestrømsplanlægning.

1. kvartal lønangivelse (30. april)

Lønangivelsen for første kvartal fastlægger det nye års beskæftigelsesskatteoverholdelsesmønster. Internationale virksomheder skal indberette alle lønninger, der er udbetalt til amerikanske ansatte i løbet af kvartalet og tilhørende skattetilbageholdelser og indskud. Dette er især vigtigt for virksomheder med sæsonarbejdere.

Maj 2025

Formular 990-arkivering (15. maj)

Non-profit organisationer, herunder amerikanske afdelinger af internationale velgørenhedsorganisationer, skal indsende årlige oplysninger. Denne omfattende rapport beskriver organisationens aktiviteter, ledelse og økonomi. Internationale nonprofitorganisationer skal omhyggeligt dokumentere deres grænseoverskridende fondsstrømme og overholde USA's og hjemlandets regler.

juni 2025

Andet kvartal estimeret skattebetaling (15. juni)

Midt på året bringer den anden estimerede skattebetaling, hvilket kræver, at virksomheder revurderer deres årlige fremskrivninger baseret på faktiske resultater for første kvartal. Internationale virksomheder bør overveje alle væsentlige ændringer i valutakurser eller forretningsbetingelser, der kan påvirke deres amerikanske skattepligt. Denne betaling kræver ofte justering af indledende estimater baseret på år-til-dato præstationer.

FBAR-arkivering (30. juni)

Rapporten om udenlandske bank- og finansregnskaber fristen påvirker amerikanske enheder med udenlandske finansielle konti, herunder amerikanske datterselskaber af internationale virksomheder. Denne arkivering kræver detaljeret rapportering af alle udenlandske finansielle konti, der oversteg $10,000 på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af det foregående år. Straffen for manglende overholdelse er streng, hvilket gør dette til en afgørende frist for internationale operationer.

Juli 2025

2. kvartals lønangivelse (31. juli)

Midtårsindberetning af lønsumsafgift giver internationale virksomheder mulighed for at gennemgå deres år-til-dato overholdelse og foretage eventuelle nødvendige justeringer. Denne ansøgning bør afspejle eventuelle midtvejsændringer i beskæftigelsesniveauer eller kompensationsstrukturer. Virksomheder bør benytte denne mulighed for at sikre, at deres dokumentation understøtter grænseoverskridende ansættelsesarrangementer.

September 2025

Tredje kvartal estimeret skattebetaling (15. september)

Som året skrider frem, bør denne anslåede skattebetaling afspejle stadig mere nøjagtige fremskrivninger af årlig skattepligt. Internationale virksomheder bør overveje eventuelle strukturelle ændringer, nye operationer eller markedsforhold, der påvirker deres endelige skattepligt. Denne betaling er betydelig, da den kan hjælpe med at undgå bøder for underbetaling.

Udvidet partnerskab/S-Corporation Returns (15. september)

Denne frist markerer den sidste mulighed for partnerskaber til at indsende deres årlige opgørelser under forlængelse. Internationale virksomheder, der opererer gennem partnerskaber, skal sikre, at al påkrævet international informationsrapportering er fuldstændig og nøjagtig. Dette inkluderer detaljeret rapportering af grænseoverskridende transaktioner og partnerallokeringer.

EEO-1 dataindsamling (30. september)

Større arbejdsgivere skal rapportere arbejdsstyrkens demografiske data til føderale myndigheder. Internationale virksomheder med amerikanske operationer, der opfylder medarbejdertærsklen, skal omhyggeligt kompilere og indsende disse oplysninger. Denne ansøgning viser overholdelse af amerikanske krav om lige muligheder for beskæftigelse og kræver omhyggelig opmærksomhed på jobklassifikationer og rapporteringskategorier.

oktober 2025

Udvidede C-Corporation Returns (15. oktober)

Under forlængelsen kræver den endelige deadline for C-Corporation-afkast fuldstændig og nøjagtig rapportering af alle amerikanske operationer. Internationale virksomheder skal sikre, at al transfer pricing-dokumentation, transaktionsrapporter for nærtstående parter og globale informationsretur er korrekt udarbejdet. Denne frist repræsenterer den sidste mulighed for at indgive ansøgning uden at pådrage sig straf for sen indgivelse.

3. kvartal lønangivelse (31. oktober)

Lønangivelsen i tredje kvartal hjælper virksomheder med at forberede sig på overholdelse af årets udgang. Internationale virksomheder bør begynde at gennemgå deres årlige totaler og sikre, at al dokumentation understøtter deres rapporterede tal. Denne ansøgning bør stemme overens med år til dato lønningslisten optegnelser og W-2 forberedelser.

December 2025

Skatteplanlægning ved årets udgang (31. december)

Årets sidste måned er afgørende for implementering af skatteplanlægningsstrategier i sidste øjeblik. Internationale virksomheder skal omhyggeligt dokumentere eventuelle årsafslutningsjusteringer, sikre korrekt timing af indkomst- og fradragsposter og forberede den kommende skattesæson. Dette omfatter gennemgang af transfer pricing-ordninger, dokumentering af transaktioner med nærtstående parter og sikring af overholdelse af internationale skattebestemmelser.

Endelige lønjusteringer (31. december)

Lønbehandling ved årets udgang kræver omhyggelig opmærksomhed på detaljer og korrekt timing af endelige betalinger. Internationale virksomheder skal sikre, at al kompensation klassificeres korrekt og indberettes, herunder eventuelle grænseoverskridende betalingsordninger. Dette er den sidste mulighed for at foretage justeringer, der påvirker det aktuelle skatteår og forberede sig på nøjagtig W-2-rapportering.

Statsspecifikke arkiveringskrav

Et af de mest komplekse aspekter ved at operere i USA er at navigere i det flerlagede statsskatte- og overholdelsessystem. I modsætning til mange andre lande, hvor forretningsregler primært håndteres på nationalt plan, opererer USA under et føderalt system, hvor hver stat fungerer som en semi-autonom jurisdiktion med dens skattestrukturer, ansøgningskrav og overholdelsesfrister.

Dette skaber en unik udfordring for internationale virksomheder: Overholdelse handler ikke kun om at følge føderale regler – du skal også navigere i de specifikke krav i hver stat, hvor du driver forretning. Dette begreb om "nexus" - niveauet af forbindelse mellem din virksomhed og en stat, der udløser skatteforpligtelser - varierer betydeligt på tværs af stater og kan udløses af faktorer som fysisk tilstedeværelse, medarbejders placering, salgsvolumen eller endda digitale forbindelser med kunder.

De følgende afsnit beskriver kravene til nøglestater, hvor internationale virksomheder ofte opererer. Vi fokuserer hovedsageligt på Californien, New York, Florida, Texas og Delaware, da disse stater repræsenterer store forretningsknudepunkter og fælles inkorporeringssteder for internationale virksomheder. Californiens komplekse skattestruktur og aggressive håndhævelse gør det særligt vigtigt for udenlandske virksomheder. New Yorks strenge regler for den finansielle sektor påvirker mange internationale operationer. Texas, med sit unikke franchiseskattesystem, kræver særlig opmærksomhed. Delaware, den foretrukne inkorporeringstilstand for mange globale virksomheder, har specifikke overholdelseskrav.

Det er afgørende at forstå disse statsspecifikke krav, fordi:

For det første kan sanktioner for manglende overholdelse være alvorlige og vurderes separat fra føderale sanktioner. For det andet har stater ofte andre ansøgningsfrister og krav end føderale myndigheder. For det tredje må stater ikke overholde internationale skatteaftaler, der findes på føderalt niveau. Endelig kræver nogle stater specifik registrering og rapportering for udenlandske enheder ud over føderale krav.

Når du gennemgår de følgende statsspecifikke afsnit, skal du huske, at disse krav ofte ændrer sig og kan variere baseret på din branche, forretningsstruktur og aktivitetsniveau i hver stat. Regelmæssig konsultation med statsspecifikke skatte- og juridiske eksperter er afgørende for korrekt overholdelse.

Statens arkiveringskrav for internationale virksomheder

Bemærk: De viste satser og beløb er for 2025. Stater kan justere disse årligt. Internationale virksomheder bør verificere aktuelle satser og krav med hver stats skattemyndighed.

Navigering af din amerikanske forretningsrejse: Næste trin

Kompleksiteten af ​​amerikanske virksomhedsoverholdelse, med dens lagdelte føderale og statslige krav, kan virke skræmmende for internationale virksomheder. Selvom denne kalender fungerer som en startguide, kræver en vellykket navigation af disse krav ofte ekspert lokal support og en dyb forståelse af føderale og statsspecifikke nuancer.

Det er her, at samarbejde med en erfaren amerikansk ekspansionsspecialist bliver uvurderlig. Fodfæste Amerika har specialiseret sig i at hjælpe internationale virksomheder med at etablere og vedligeholde deres amerikanske tilstedeværelse gennem omfattende entity management services. Selvom vi ikke håndterer skatteansøgninger direkte, hjælper vores enhedsadministrationsservice med at sikre, at din virksomhed bevarer et godt omdømme og opfylder virksomhedens overholdelsesforpligtelser.

For mere information om, hvordan Foothold America kan hjælpe din virksomhed med at navigere i amerikanske forretningskrav og deadlines, besøg www.footholdamerica.com or kontakt vores internationale ekspansionseksperter for en konsultation.

Husk, at succesfuld markedsadgang i USA kræver både forståelse af deadlines og at have den rigtige partner til at hjælpe dig med at opretholde virksomhedens overholdelse og enhedsstyring, mens du arbejder med kvalificerede skatteprofessionelle for dine indgivelsesforpligtelser.