Din Delaware-enhed er ikke nok | Hvor du skal registrere dig for at ansætte i amerikanske stater

Jeres amerikanske datterselskab er registreret i Delaware . Jeres første ansættelse var i New York, jeres anden i Texas, og sidste måned flyttede jeres salgschef til Florida og spurgte, om det var et problem.

Du sagde til hende, at det var fint. Virksomheden er trods alt registreret i USA.

Det er ikke fint, og grunden til, at det ikke er fint, har intet at gøre med Delaware. Det har at gøre med et træk ved det amerikanske system, som ikke har nogen ækvivalent i den indre markedstankegang, som de fleste europæiske virksomheder har med sig: USA er ikke én jurisdiktion med hensyn til beskæftigelse. Det er 51.

Hos Foothold America er dette den compliance-mangel, vi oftest bliver bedt om at udrede, normalt atten måneder efter den første ansættelse uden for staten, og normalt når en person i finanssektoren bemærker en bøde, de ikke kan forklare.

Betyder det, at man skal registrere sig der, hvis man ansætter én medarbejder i en stat?

Næsten altid ja, men af ​​to forskellige grunde, som virksomheder rutinemæssigt forveksler, og kun én af dem er en vurdering.

Forpligtelse et: registrering af lønsumsafgift. Dette er ikke valgfrit og kan ikke diskuteres. I det øjeblik en medarbejder udfører arbejde i en stat, skal du registrere dig hos statens skatte- og arbejdsmarkedsmyndigheder: en kildeskattekonto , en arbejdsløshedsforsikringskonto og i et stigende antal stater en betalt familieorlovskonto. Statslig indkomstskat tilbageholdes baseret på, hvor medarbejderen udfører arbejdet , ikke hvor dit kontor ligger.

Forpligtelse to: udenlandsk kvalifikation. Dette er registrering hos statens udenrigsminister for retten til at drive forretning der, og det er en test af fakta og omstændigheder snarere end en lysende grænse.

Fælden er, at virksomheder undersøger den anden forpligtelse, opdager, at den oprigtigt kan diskuteres, konkluderer, at der ikke er noget krav, og overser den første fuldstændigt, som aldrig var til diskussion overhovedet.

Kom godt i gang → Er du usikker på, hvilke stater du er ansat i? Tal med vores team for at få en gennemgang af, hvor du i øjeblikket ansætter, og hvad hver stat kræver.

Hvad er udenlandsk kvalifikation, og hvad udløser den?

Udenlandsk kvalifikation er processen med at registrere en enhed, der er dannet i én stat, for at drive forretning i en anden. "Udenlandsk" betyder her uden for staten, ikke uden for landet. Et Delaware-selskab er et udenlandsk selskab i Californien, præcis som et tysk selskab ville være.

De fleste statslige love definerer, hvad der ikke tæller, snarere end hvad der gør, så analysen fungerer ved eliminering. Wolters Kluwer identificerer fem tegn på, at du driver forretning i en stat:

1. En fysisk placeringsåsom et kontor, lager eller butik
2. Medarbejdere, der arbejder i staten
3. Regelmæssig indgåelse af bindende kontrakter der
4. Regelmæssigt møde med klienter eller kunder i staten for at drive forretning
5. En stabil og betydelig indtægtsstrøm fra aktivitet i staten

Aktiviteter, der generelt ikke udløser kvalifikation, omfatter alene at eje en ejendom, at engagere selvstændige entreprenører, at drive forretning udelukkende via telefon og e-mail samt isolerede engangstransaktioner.

Specifikt for en fjernmedarbejder er testen, om dine aktiviteter er "lokaliserede" i staten eller blot er tilknyttet aktivitet mellem stater. De vigtige spørgsmål er: hvor central er personen i virksomheden, hvilken andel af omsætningen stammer fra deres arbejde, og møder de kunder i staten?

I praksis er én sælger, der arbejder hjemmefra og møder kunder i den pågældende stat, en stærk indikator. Én backoffice-tekniker, der aldrig forlader sit skrivebord, er svagere. Ingen af ​​delene er en sikker antagelse uden at tjekke den specifikke stat.

Hvad skal du registrere dig for, når du ansætter i en ny stat?

Uanset hvordan kvalifikationsspørgsmålet løses, skaber en ansættelse i en ny stat en fast liste over registreringer. Disse er ikke valgfrie:

• Statens kildeskattekonto, i den stat, hvor arbejdet udføres. En håndfuld stater har ingen indkomstskat, og nogle har gensidighedsaftaler med naboer, men du skal bekræfte snarere end antage.
• Statslig arbejdsløshedsforsikringskonto (SUTA)Se sourcing-reglen nedenfor.
• Arbejdsskadeforsikring, kræves i næsten alle stater, og din eksisterende police vil ikke automatisk blive udvidet til en ny.
• Statsbetalt familie- og sygeorlov, hvor et program findes, herunder Colorado, Minnesota, Delaware, Maine, Washington og Maryland fra 1. januar 2027.
• Statens invalideforsikring, i Californien, Hawaii, New Jersey, New York og Rhode Island.
• Lokale skattekonti, da nogle byer og amter opkræver deres egne indkomst- eller lønskatter.

Reglen om kildekode til arbejdsløshedsforsikring

Arbejdsløshedsbidrag går til én stat pr. medarbejder , ikke flere. Arbejdsministeriets lokaliseringstest anvendes i rækkefølge og stopper ved det første "ja" :

1. Er medarbejderens tjeneste lokaliseret i én stat?
2. Hvis ikke, udfører de så nogen form for tjeneste i den stat, hvor deres base ligger?
3. Hvis ikke, udfører de så en tjeneste i staten ved at styre og kontrollere deres arbejde?
4. Hvis ikke, udfører de så en eller anden tjeneste i den stat, hvor de bor?

Indkomstskat følger helt andre regler. Det er almindeligt og korrekt, at en medarbejders arbejdsløshedsforsikring udbetales til én stat, mens indkomstskat tilbageholdes til en anden.

Hvad sker der, hvis du ikke registrerer dig?

Tre kategorier af konsekvens, og den anden er den, der har tendens til at ændre mening.

Bøder. Disse fastsættes fra stat til stat, og Wolters Kluwers oversigt over lovpligtige bøder viser intervallet:

Flere stater når også enkeltpersoner personligt. Virginia yder en bøde på 500-5,000 dollars for hver funktionær, direktør eller ansat , der driver forretning i staten vel vidende at kvalifikationen var påkrævet; Maryland behandler det som en forseelse med bøder på op til 1,000 dollars.

Den lukkede dør-regel. Et ukvalificeret udenlandsk selskab kan generelt ikke føre en sag ved den pågældende stats domstole, før det registrerer sig. Det kan stadig sagsøges. Denne asymmetri er den reelle risiko: Du kan blive slæbt i retten af ​​en kunde, men du kan ikke sagsøge en klient, der nægter at betale, en leverandør, der overtræder dine rettigheder, eller en konkurrent, der krænker din IP, ikke før du registrerer dig og betaler restancen.

De fleste virksomheder opdager dette på præcis det forkerte tidspunkt: når de endelig skal håndhæve noget.

Restbeskatning med tilbagevirkende kraft. Sen registrering nulstiller ikke uret. Du forbliver ansvarlig for restbeløb, bøder og renter for hvert år, du opererede uregistreret. Og afgørende er det ikke, at du undgår skatten, hvis du ikke registrerer dig . Californiens Franchise Tax Board er tydelig: et udenlandsk selskab, der ikke er kvalificeret hos udenrigsministeren, men som driver forretning i Californien, er stadig underlagt franchiseskatten . Ethvert selskab, der er stiftet, registreret eller driver forretning i Californien, skylder den årlige minimumsfranchiseskat på $800 , uanset om det nogensinde har indgivet en registrering eller ej.

Hvis du forbliver uregistreret, køber du dig ansvar uden juridisk søgsmålsret.

Hvad indebærer en udenlandsk kvalifikation egentlig?

Processen er stort set ensartet på tværs af stater , selvom gebyrer og formularer er forskellige:

1. Kontrol af navnetilgængelighed. Dit juridiske navn er muligvis allerede optaget i målstaten, i hvilket tilfælde du kvalificerer dig under et fiktivt navn, hvilket er en almindelig overraskelse for internationale virksomheder, hvis brand er unikt i hjemlandet.
2. Udpeg en registreret agent med en fysisk adresse i den pågældende stat for at modtage forkyndelse af stævning. Postboksen duer ikke, og det vil de fleste virtuelle kontorordninger heller ikke.
3. Få et certifikat for god vandel fra din dannelsesstat, som de fleste stater kræver som bevis, før din ansøgning godkendes.
4. Indsend ansøgningen om autorisationsbevis med udenrigsministeren.
5. Vedligehold det. Årsrapporter og gebyrer forfalder derefter i din stiftelsesstat og hver stat, hvor du har kvalificeret dig.

Det sidste punkt er det, der forværrer situationen. Kvalificering i seks stater betyder seks registrerede agenter, seks årsrapportfrister og seks sæt gebyrer, for evigt, indtil du formelt trækker dig tilbage.

Hvorfor rammer dette især internationale virksomheder?

Fordi to rimelige antagelser, der begge er korrekte herhjemme, begge er forkerte her.

Den første er, at stiftelse er national. En virksomhed registreret i Irland kan ansætte i hele Irland. Et Delaware-selskab er registreret i Delaware . Virksomheden er anerkendt nationalt, men bemyndigelsen til at drive forretning gives fra stat til stat. Delawares popularitet for stiftelse handler om selskabsret og domstolskvalitet, ikke om driftsmæssig rækkevidde. Det giver ingen privilegier i de andre 49 stater.

For det andet er fjernarbejde ikke stedafhængigt. I store dele af Europa skaber en medarbejder, der arbejder hjemmefra i en anden region, sjældent en ny registreringsforpligtelse for arbejdsgiveren. I USA er en medarbejders hjemmekontor en forretningsmæssig tilstedeværelse i den pågældende stat i skattemæssig henseende og ofte også af kvalifikationsmæssige årsager. Derfor kan en enkelt flytning, såsom salgschefens flytning til Florida, stille og roligt skabe en complianceforpligtelse, som ingen har indgivet.

Resultatet er et velkendt mønster. Virksomheden er korrekt oprettet. Den første ansættelse, i virksomhedens egen stat, håndteres korrekt. Derefter bliver ansættelser nationalt, fjernarbejde spreder fodaftrykket, og ingen kører analysen igen. Eksponeringen akkumuleres stille, indtil en bøde, en revision eller en uhåndhævelig faktura dukker op.

Hvordan undgår man problemet helt?

Der er tre ruter, og den rigtige afhænger af, hvor engageret du er i hver stat.

Kvalificér dig i alle stater, hvor du ansætter. Korrekt, grundig og administrativt tung. Fornuftigt, hvor du har reel tilstedeværelse, hvilket betyder et kontor, et team og en betydelig omsætning, og hvor du har til hensigt at blive.

Ansæt gennem en registreret arbejdsgiver . EOR er den juridisk registrerede arbejdsgiver i den pågældende stat og har allerede registreringer, lønkonti, arbejdsskadeforsikring og tilmeldinger til betalt orlov. Din virksomhed har ingen registreringsforpligtelse i den pågældende stat, fordi din virksomhed ikke er arbejdsgiver der. For at teste et marked, for en enkeltstående fjernansættelse eller for en stat, hvor du kan forlade virksomheden inden for to år, er dette normalt det forholdsmæssige svar.

Brug en blanding. De fleste af vores kunder kvalificerer sig i de to eller tre stater, hvor de har en reel tilstedeværelse, og ansætter via en EOR alle andre steder. Testen er ligetil: Hvis du ikke ville åbne et kontor i den stat, bør du sandsynligvis heller ikke have et permanent registreringsaftryk der.

Det, der ikke er en mulighed, er at gøre ingenting og håbe, at medarbejderens stat aldrig bemærker det. De registreringer, der betyder mest, lønindeholdelse og arbejdsløshedsforsikring, er dem, en stat opdager automatisk, fordi din medarbejder vil indgive en personlig selvangivelse der.

Hvordan Foothold America hjælper internationale virksomheder med at gøre dette rigtigt

Vi arbejder udelukkende med virksomheder med hovedkontor uden for USA, hvilket betyder, at eksponering mod flere stater er en samtale, vi har hver uge, snarere end en marginal sag.

Vi vil kortlægge, hvor du i øjeblikket arbejder, identificere hvilke stater du er registreret i, og hvilke du ikke er, og tydeligt fortælle dig, hvad hvert hul koster at lukke. Hvor kvalifikation er det rigtige svar, håndterer vores Entity Setup and Management- tjeneste indberetningerne, den registrerede agent og de løbende årsrapporter, så intet forfalder.

Hvor det ikke er tilfældet, giver vores Employer of Record -tjeneste dig mulighed for at ansætte i enhver amerikansk stat uden at skulle registrere dig der overhovedet. Vi har registreringerne, administrerer lønudbetalingen og udfører compliance-forpligtelsen. Virksomheder med deres egen enhed, der ønsker at beholde direkte ansættelse, kan bruge PEO+ til at centralisere administrationen af ​​lønskat og arbejdsskadeerstatning i flere stater.

Kom godt i gang → Tal med vores team om en eksponeringsgennemgang for flere stater.