Hvad er Performance Management?
Performance management er processen med at skabe et arbejdsmiljø, der sætter medarbejderne i stand til at yde deres bedste evner. Den skitserer præstationsmål, der stemmer overens med virksomhedens og medarbejdernes mål for professionel vækst.
Et resultatstyringssystem begynder typisk i rekrutteringsfasen og fortsætter gennem medarbejderens livscyklus indtil adskillelse. Et effektivt præstationsstyringssystem kan omfatte følgende komponenter:
- Udvikling af klare jobbeskrivelser.
- Rekrutér potentielle medarbejdere og vælg de mest kvalificerede til at deltage i interviews.
- Vælg din mest kvalificerede kandidat.
- Sørg for effektiv orientering af nye medarbejdere, tildel en mentor, og integrer din nye medarbejder i organisationen og dens kultur.
- Forhandle krav og præstationsbaserede præstationsstandarder, resultater og foranstaltninger mellem medarbejderen og deres direkte leder.
- Giv løbende coaching, feedback, uddannelse og træning efter behov.
- Design effektive kompensations- og anerkendelsessystemer, der belønner medarbejdere for deres løbende bidrag.
- Tilbyde salgsfremmende/karriereudviklingsmuligheder.
- Gennemfør exit-interviews for at forstå hvorfor værdsatte medarbejdere forlader organisationen.
Hvorfor er det vigtigt for din virksomhed?
Effektiv præstationsstyring er afgørende for virksomheder. Det hjælper med at tilpasse medarbejdere, ressourcer og systemer til at opfylde strategiske mål. Det fungerer også som et dashboard, der giver en tidlig advarsel om potentielle problemer og giver supervisorer mulighed for at vide, hvornår de skal tilpasse sig for at holde en virksomhed på sporet.
Med den traditionelle præstationsstyringstilgang med halvårlige og årlige evalueringer, der bliver forældede, ønsker mange medarbejdere løbende, gennemsigtig og konstruktiv feedback. Mange medarbejdere mener dog, at ledelsen ikke har godt styr på præstationsvurderinger og effektiv vejledning.
Ifølge en undersøgelse fra 2019 fra Gallup, følte kun omkring 10 procent af de amerikanske arbejdere engageret efter at have modtaget negativ feedback på jobbet. De rapporterede, at halvdelen af arbejdsstyrken modtog supervisor-feedback et par gange om året eller mindre. Desuden mener 55 procent af arbejderne, at årlige gennemgange ikke forbedrer deres præstationer, ifølge en Workhuman Analytics & Research-undersøgelse fra 2019.
Fordele ved Performance Management
Performance Management-gennemgange hjælper med at afstemme målsætning mellem medarbejdere og deres ledere. At give ærlig feedback til medarbejderne med jævne mellemrum hjælper medarbejderne med at få klarhed over ledelsens mål og forventninger.
Nylige meningsmålinger har vist, at 50 % af medarbejderne ikke er klar over deres præcise rolle på arbejdspladsen, eller hvilke langsigtede eller kortsigtede mål de forsøger at opnå.
Kontinuerlig præstationsstyring skaber en løbende dialog og en atmosfære af tillid, støtte og opmuntring. Det hjælper også med at udvikle et forhold mellem medarbejdere og virksomheden.
For virksomheden (ROI)
Fra et forretningsperspektiv resulterer præstationsstyring generelt i øget præstation. Misforståelser mindskes og forvirring mindskes.
- Performance Management identificerer "gode" og "dårlige" performere.
- Øger medarbejderfastholdelse:
- Nylige undersøgelser har vist, at arbejdsgivere, der implementerer regelmæssig feedback, har en omsætningshastighed, der er næsten 15 procent lavere end medarbejdere, der ikke modtager feedback.
- Høj omsætning kan have indflydelse på personalemoralen og virksomhedens rentabilitet.
- Performance Management hjælper ledelsen med personaleplanlægning:
- Beslutning om at beholde eller opsige.
- Identificer muligheder for forfremmelser eller lønhandlinger.
- Identificer disciplinære problemer, der kan opstå.
- Præstationsanmeldelser afklarer træningsbehov:
- Forstå medarbejdernes kompetencer.
- Identificer specifikke træningsbehov, før de har indflydelse på produktiviteten.
- Tillad medarbejderne at holde sig opdateret på nye tendenser til deres rolle eller fremtidige roller.
For ledere / supervisorer:
I en kontinuerlig præstationsstyringsproces indsamles der regelmæssigt 360-graders feedbackdata, hvilket giver ledere mulighed for at gennemgå et mere omfattende billede af en medarbejders faktiske præstation.
Næsten 90 % af HR-cheferne mener, at den traditionelle anmeldelsesproces ikke tegner et præcist billede af en medarbejders præstation.
Performance management slutter ikke, når en præstationsgennemgang er afsluttet. Ledere bør have en integreret tilgang til medarbejdernes læring. Ved at bruge et Performance Management-værktøj kan ledere og supervisorer oprette udviklingsplaner, der understøtter virksomhedens forretningsmål, medarbejdernes mål og karriereinteresser.
For medarbejdere:
Når medarbejderne forstår, at præstationsledelse er beregnet til at hjælpe deres faglige udvikling og give dem mere kontrol over deres karrierefremskridt, føler de sig bemyndiget og engageret. Medarbejdere er generelt i stand til at nyde en større følelse af selvstændighed, tilladt af en klar forståelse af deres præstationer i realtid.
Ved at afholde regelmæssige planlagte Performance Management-møder er medarbejderen opmærksom på, at deres leder og virksomheden bekymrer sig om, hvad de laver, og er dedikeret til at hjælpe dem med at gøre det bedre for at komme videre i deres karriere. I et sådant miljø er det mere sandsynligt, at medarbejderne forbliver engagerede i virksomheden.
Program Oversigt
Effektiv performance management bliver ofte nævnt som den mest vitale komponent i organisatorisk succes, enten at sikre, at det finder sted, er meget vigtigt for enhver virksomhed. Uanset om det sikres, at mål nås, deadlines overholdes eller kvaliteten opretholdes, er det afgørende for organisationens output at sikre, at dine medarbejdere maksimerer deres præstationer.
Det er vigtigt at erkende og understrege sammenhængen mellem et individs præstation og den effekt, det har på organisationen. Dette hjælper med at tilpasse alles mål og målsætninger med organisationens og er et effektivt motivations- og engagementsværktøj.
For at sikre, at et Performance Management-program er korrekt effektivt i en virksomhed, er implementering af følgende 5 komponenter nøglen til dets succes:
- Fælles vision– alle medlemmer af programmet bør dele den samme vision, og dette bør stemme overens med organisationens mål.
- Forventninger– det er vigtigt at skitsere præcist, hvad der forventes af medarbejderne, da det giver dem retning og formål.
- Definer høj ydeevne– ofte sigter medarbejderne efter at forbedre præstationen, men er ikke klar over, hvad høj ydeevne er, og hvordan de kan opnå dette.
- Motivation og engagement– klart performance management mål bør fungere som et motivationsværktøj for medarbejderne og forbedre deres engagementsniveauer. Medarbejdere er mere villige til at arbejde hårdt, når de forstår præcis, hvad de bliver bedt om, og hvorfor det skal gøres.
- Ejerskab og ansvar – når enkeltpersoner har fået specifikke mål, føler de sig mere ansvarlige for deres arbejde og kan producere output af højere kvalitet.
30, 60 og/eller 90 dages gennemgang
De første 90 dages ansættelse er utrolig vigtige for både den nyansatte og arbejdsgiveren, da denne tid kan være stressende, hvis den rette støtte ikke ydes. Nye medarbejdere får til opgave at lære helt nye produkter og systemer forfra til bagside, såvel som eventuelle sekundære værktøjer, som de kan blive bedt om at bruge.
For effektivt at sikre en vellykket onboarding-oplevelse bør en arbejdsgiver:
- Gennemfør en 30 og/eller 60 dages uformel gennemgang ansigt til ansigt ved at indhente og give feedback om medarbejderens ansættelsesforhold.
- Hvordan går det generelt?
- Hvad gør medarbejderen godt / hvad kan forbedres?
- Sæt forventninger.
- Forstå, hvordan medarbejderen har det med det arbejde, de udfører i øjeblikket (dvs. glad, motiveret, stresset, manglende interesse, behovsmotivation osv.).
- Gennemfør en 90-dages gennemgang for at bestemme ydeevne inden for prøvetiden. Denne gennemgang skal afsluttes med formel dokumentation fra supervisor eller leder.
- Kategorier til gennemgang: Arbejdskvalitet, Initiativ, Produktivitet og Kundefokus (hvis relevant).
- Sæt forventninger til de næste 3 til 6 måneder ved at etablere færdigheder, der skal udvikles.
- Fastlæg hvilken uddannelse og støtte medarbejderne skal modtage.
Se vedlagte 30/60/90 DAGES MEDARBEJDERENS RESULTATER.
Feedback i realtid
At give feedback i realtid er en mere kollaborativ proces, der hjælper med at drive høj ydeevne og engagement, mens den leverer målbare metrics baseret på data, som lederen har udviklet over tid gennem regelmæssige check-ins.
- Ved at vedtage regelmæssige indtjekninger hjælper det med at indsamle data baseret på disse diskussioner for at fuldføre et målrettet øjebliksbillede af ydeevnen.
- Et par meget målrettede spørgsmål identificerer passende præstationsmålinger og fremmer medarbejdernes parathed eller efterfølgerplanlægning.
- Disse møder hjælper med at vurdere den retning, ydeevnen er på vej, hvilket giver en leder mulighed for at justere eller ændre mål efter behov. I det væsentlige ville dette spare arbejdsgivere og ansatte fra at spilde tid og kræfter på projekter eller taktikker, der bare ikke virker.
- Ved at give regelmæssig feedback i løbet af året kan anmeldelser være mindre modtagelige for nylige bias.
Se vedhæftede REALTIDS FEEDBACK skabelon.
Årlig gennemgang af faglig udvikling
Effektive præstationsvurderinger er et springbræt for medarbejdere og ledelse til at identificere og diskutere områder, hvor præstationer kan forbedres. Meget gerne 30-, 60- og 90-dages gennemgang; årsrapporten er med til at give og modtage feedback fra både arbejdsgiver og medarbejderen. Men med årlige gennemgange er der mulighed for, at en leder kan dykke længere ned i en medarbejders præstation ud over de første 90 dage.
- Hvordan arbejder en medarbejder hen imod en forbedring af den samlede organisation?
- Opstil fremtidige mål og mål for de næste 12 måneder.
- Etabler udviklingsmuligheder for medarbejderen, mens du reflekterer over den retning, virksomheden er på vej.
- Vurder en medarbejders evner til at præstere i deres nuværende miljø, eller arbejd på at udvikle et miljø, hvor medarbejderne hele tiden bevæger sig i en retning, der giver størst mulig udbytte for virksomheden.
- Gennemførelse af årlige anmeldelser hjælper med at forbedre moralen og teamworket i organisationen.
Se vedhæftede ÅRLIG FAGLIG UDVIKLINGSRAPPORT.
Vigtigheden af professionel udvikling
Professionel udvikling refererer til videreuddannelse og karrieretræning, efter at en person er trådt ind i arbejdsstyrken for at hjælpe dem med at udvikle nye færdigheder, holde sig ajour med aktuelle tendenser og fremme deres karriere.
Formålet med faglig udvikling er at give medarbejderne mulighed for at lære og anvende ny viden og færdigheder, der kan hjælpe dem i deres job og fremme deres karriere. Med medarbejdere, der opbygger deres kompetencer og vidensbase, vil din virksomhed fortsætte med at blomstre.
Investeringen for medarbejderen og virksomheden
Faglig udvikling hjælper medarbejderne til fortsat ikke kun at være kompetente i deres fag, men også udmærke sig i det. Det bør være en løbende proces, der fortsætter gennem en persons karriere.
Nogle fordele ved faglig udvikling for medarbejdere omfatter:
- Udvider medarbejderens vidensbase, udsætter dem for nye ideer, styrker deres viden og øger deres ekspertise.
- Øg tilliden og troværdigheden i deres arbejde.
- Holder medarbejderne opdateret på branchetrends, så de kan vokse i en branche i udvikling.
Professionel udvikling er også med til at styrke rygraden i din virksomhed, hvilket viser sig at være en kraftfuld investering i din virksomheds succes.
Nogle virksomhedsfordele ved at tilbyde faglig udvikling til medarbejderne omfatter:
- Giver virksomheder mulighed for at beholde det bedste talent, som kan bidrage til innovative strategier til din virksomheds fortsatte succes.
- Øger medarbejdermoralen, hvilket giver dig mulighed for at vinde dine medarbejderes tillid og i sidste ende reducere medarbejderomsætningen.
- Øger medarbejdernes produktivitet, hvilket skaber resultater og merværdi til din virksomhed.
Politikker for uddannelse og faglig udvikling
En uddannelses- og udviklingspolitik er et sæt retningslinjer og krav, der afspejler organisationens værdier og kultur og er baseret på et sæt principper, som organisationen overholder i sin overordnede ledelse og udvikling af arbejdsstyrken.
Denne politik skal omsætte organisationens behov og prioriteter til handlingsrettede, værdiskabende, overkommelige og effektive læringsløsninger. Når du udvikler en politik, kan følgende overvejelser omfatte:
- Berettigelseskrav for politikdeltagelse
- Godkendte kurser som:
- Professionelle eksamener og eksamensforberedende kurser
- Certifikatprogrammer og legitimationsoplysninger
- Kurser udbudt af akkrediterede institutioner.
- Workshops, seminarer og konferencer
- Antal godkendte faglige udviklingsprogrammer pr. år.
- Maksimal pris for godkendte programmer.
- Procedure for godkendelse
Fra Performance Improvement Plan (PIP) til opsigelse
Formålet med en PIP
Det er aldrig let at styre en medarbejders præstation; men det kan være meget komplekst at lede en medarbejder gennem en præstationsforbedringsplan (PIP) til disciplinære handlinger.
En præstationsforbedringsplan (PIP) er et værktøj til at give en medarbejder med præstationsmangler mulighed for at få succes. Det kan bruges til at løse fejl i at opfylde specifikke jobmål eller til at forbedre adfærdsrelaterede bekymringer. Med en mulighed for at forbedre deres præstationer og samtidig holde dem ansvarlige, hvis de undlader at gøre det, kan denne proces engagere en medarbejder igen og samtidig undgå omkostninger og forsinkelser forbundet med medarbejderomsætning.
Når en medarbejder placeres på en PIP, bør det ikke være en selvfølge, at medarbejderen bliver opsagt. I stedet er PIP et værktøj, der gør det muligt for en arbejdsgiver og en medarbejder at mødes og dokumentere forventninger, der er bundet til tidsbegrænsede mål.
Grundlaget for en PIP
PIP skal:
- Identificer de problemer, der kræver forbedring. Angiv tydeligt den mangel, der skal rettes, og om problemet er relateret til overordnet præstation eller adfærd. Hvert problem bør angives separat og bør fokusere på objektive, målbare fakta.
- Forklar specifikt, hvad medarbejderen skal gøre for at forbedre præstationen.
- Identificer og giv information om, hvordan man opnår ressourcer, materialer, træning eller coaching, som medarbejderen kan bruge til at opfylde præstationsforventninger.
- Sæt klart en deadline for medarbejderen til at vise bevis på forbedring. Bedste praksis er, at en PIP varer mellem 30 og 90 dage. Det er dog i arbejdsgiverens interesse at begrænse længden af PIP, hvis medarbejderen ikke viser tegn på bedring og skal afskediges.
Kommunikation af PIP
Hvordan en leder kommunikerer til en medarbejder kan afgøre medarbejderens modtagelighed for at omfavne denne proces. Efter at blive præsenteret for en PIP, kan en medarbejder blive fjendtlig og usamarbejdsvillig, måske endda nægte at underskrive PIP. Skulle dette ske, skal du sørge for at:
- Fokuser på fakta.
- Præsenter informationen på en rolig og professionel måde.
- Forklar, at PIP repræsenterer arbejdsgiverens trofaste indsats for bedre at muliggøre medarbejderens præstation.
En supervisor bør gennemgå PIP'et med medarbejderen. Derefter skal medarbejderen have lov til at samarbejde om planlægning og målsætning for at forbedre præstationsmangler eller adfærdsproblemer.
Overvågning af fremskridt
Når medarbejderen først er placeret på en PIP, slutter arbejdet ikke her. For at undgå, at dokumentet bliver et dødt bogstav, er det vigtigt at overvåge fremskridt ved at:
- At give positiv eller konstruktiv feedback på regelmæssig basis, såsom planlægning af ugentlige opfølgningsmøder for at diskutere fremskridt i realtid.
- Tilbyde medarbejderen coachingmuligheder eller anden assistance i løbet af PIP-perioden.
- Giver tilstrækkelig tid til at forbedring kan finde sted i hele den aftalte periode.
- Dokumentation af resultatet af PIP, når perioden er gået.
Disciplinære handlinger
Hvis medarbejderens præstation blev forbedret i overensstemmelse med PIP, så bør lederen rose medarbejderen og fortsætte med at overvåge præstationen. Men hvis ydeevnen ikke blev forbedret tilstrækkeligt, kan progressive disciplinære foranstaltninger være nødvendige, såsom:
- Verbal advarsel
- Skriftlig advarsel
- Suspension (med eller uden løn)
- Andre alvorlige sanktioner, der mangler opsigelse, såsom degradering
- Ophør af ansættelsesforhold
Kontakt venligst HR-teamet hos Foothold America, inden du iværksætter nogen af ovenstående foranstaltninger.
Alle disciplinære handlinger skal dokumenteres grundigt og opbevares i medarbejdernes journaler. Medarbejderen skal have en dokumenteret kopi af disciplinære handlinger.
Arbejdsgivere bør være opmærksomme på dårlige resultater i et udfordrende erhvervsklima. Hvis en arbejdsgiver har brug for at udforske måder at reducere arbejdsstyrkeforbruget gennem reduktioner af arbejdsstyrken, kan opsigelser på grund af dårlige resultater være en mulighed for at fremme forretningsinteresser uden at ty til orlov eller fyringer af toppræsterende.
Som den registrerede arbejdsgiver er Foothold America ansvarlig for medarbejdernes overordnede personalefunktioner. Som sådan skal du kontakte Foothold America HR-teamet (hr@footholdamerica.com) før implementering af en PIP eller nogen disciplinære handlinger.
Globalt hovedkvarter
68 Harrison Avenue 6th Floor Boston, MA 02111 (617) 702-3402